Assistant / Assistante de service formation

Assistant / Assistante de service formation

L'assistant.e pédagogique, en support au coordonnateur(trice) pédagogique, Réalisera les opérations d'accueil du public et les tâches administratives liées à l'activité et à l'organisation interne du Greta Guyane.
Organiser, avec les CFC et les coordonnateurs le volet administratif, logistique et financier dans les formations mises en place. Utilise le progiciel PROGRE pour le suivi des formations.

Gestion de l'accueil
- Gestion des appels téléphoniques tout public (stagiaires, prospects, entreprises, appels internes) :
- renseignements (VAE, Défi, formation possible sur le Greta Guyane),
- prise de rendez-vous,
- suivi des appels et filtrage (identification de l'interlocuteur et objet de l'appel avant redirection)
- Accueil physique des stagiaires et des clients (orientation des personnes au moment de l'entrée dans l'antenne, orientation des stagiaires dans les salles de formation, renseignements)

Gestion administrative
- Gestion du courrier postal : récupération quotidienne du courrier et tri suivant les destinataires
- Mise en forme de documents suivant la demande et les besoins des services administratifs (comptes-rendus de réunion, courrier, fax, convocation, photocopies, )
- Préparation et anticipation des commandes, devis, matériel pédagogique, fournitures
- Gestion des inventaires de matériel fongibles et non fongibles
- Récupération des fournitures et matériels chez les fournisseurs sur Kourou et Macouria
- Renseigne le tableau des cumuls d'heures vacataire sur les activités du Greta

Gestion du temps et pédagogique
- Elaboration des feuilles d'émargement, suivi stagiaires et administratif pour des actions conventionnées pour le Défi sur PROGRé ou autres logiciels
- Suivi et transmission des Q10 au mandataire du dispositif ETAPP Savanes
- Suivi des présences et absences stagiaires sur PROGRé
- Suivi des heures formateurs (fiches de liaison) avec le service gestion et les CFC
- Suivi administratif des bénéficiaires, des parcours et des plannings, éventuellement avec la coordination du mandataire si prestation : compte-rendu systématique et utilisation des outils mandataire
- Veille à la délivrance des attestations et du suivi post-formation et aux éventuelles inscriptions aux examens
- Renseignement des tableaux de bord des commanditaires
- Gestion administrative du dispositif ETAPP en relation avec la responsable administrative

Gestion sur PROGRE
- Création des stagiaires
- Inscription des stagiaires
- Planification du parcours du stagiaire
- Saisie des conventions
- Topage et saisie des absences
- Edition des feuilles d'émargement individuelle et plage
- Détacher les stagiaires (les sorties du mois)
Compétences
Capacité rédactionnelle
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques orientées vers la pédagogie en distanciel.
Capacité de synthèse et à rendre compte