Assistant / Assistante de service formation

Assistant / Assistante de service formation



1. Assurer l'accueil et l'information du public
- Accueil téléphonique et physique du public - Réception des dossiers de candidature et renseignement sur toutes les formations
- Renseignements sur les différents types de financement
- Edition des devis
- MAJ du listing de toutes les demandes de formations faites et leur suivi (tenue à jour du « registre de contacts »
- Dispatching des demandes au service ou personnes concernées

2. Assurer la gestion administrative
- Réception et contrôle des dossiers de candidature avant inscription
- Rédaction et transmission des convocations apprenants et intervenants (toutes formations, stage PPP et stage 21h)
- Saisie de la déclaration de démarrage et réalisation de session sur plateformes des financeurs (KAIROS - Pôle Emploi, Formanoo, Hâpi - VIVEA, TransitionPro, OCAPIAT, AKTO, etc.)
- Traitement des dossiers de formation (transmission des états de présence aux financeurs, etc.)
- Remontées des informations liées à la facturation à la secrétaire comptable
- Enregistrement, classement et archivage des dossiers de formation
- Suivi listing de toutes les formations courtes et longues réalisées
- Réaliser les enquête auprès des commanditaires (entreprises et financeurs)

3. Assurer l'intendance et la gestion de logistique
- Préparation de la logistique liée à la mise en œuvre des formations (salles, hébergement, restauration, accueil..)
- Réservation des repas selon planning (CFA - CFPPA)
- Suivi et traitement des demandes d'hébergement et du plan d'occupation des chambres

4. Participer aux réunions et à l'amélioration de la qualité des services du Campus Amazonia
- Participation aux conseils de centre et rédaction des CR
- Participation aux forums sur la formation continue et les différentes réunions du centre et de l'EPL en lien avec toutes les missions précédemment citées
- Veille règlementaire en lien avec les missions pré-citées
- Participation à la mise en œuvre et à l'amélioration de la démarche qualité au sein du Campus Amazonia
- Participation à des actions de formation du personnel en vue d'une montée en compétences