Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

Salaire : Horaire de 12.02 Euros

Rémunération
Selon profil et expérience

OBJECTIF DU POSTE
Assurer la gestion administrative, commerciale et comptable de la société, en soutien direct au gérant et en coordination avec les techniciens. Garantir le bon fonctionnement quotidien de l'activité : gestion des plannings, établissement et suivi des devis, commandes, factures, dossiers clients et dossiers d'aides au financement.

1. Gestion administrative courante
- Accueil téléphonique et traitement des mails clients et fournisseurs.
- Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, devis, factures et documents administratifs.
- Classement, numérisation et archivage (papier et numérique) des dossiers.
- Suivi des dossiers clients : création, mise à jour, archivage et clôture.
- Gestion et suivi des contrats, assurances, certifications et documents internes.

2. Gestion commerciale et relation clients
- Réception et traitement des demandes clients (installations, devis, interventions, SAV).
- Établissement, envoi et suivi des devis.
- Relance des clients pour validation de devis ou régularisation de factures.
- Préparation des bons de commande, bons de livraison et bons d'intervention.
- Mise à jour du fichier clients (coordonnées, historique, interventions).
- Suivi du service après-vente (demandes, retours, satisfaction).
- Interface entre les clients, le gérant et les techniciens pour toute demande.

3. Gestion du planning et coordination technique
- Élaboration et mise à jour quotidienne du planning des interventions des techniciens.
- Coordination entre le gérant, les techniciens et les clients pour fixer les rendez-vous.
- Suivi des priorités, urgences et délais d'intervention.
- Préparation des documents nécessaires aux interventions (devis, factures, fiches techniques, photos, etc.).
- Suivi de l'avancement des chantiers (devis validé, commande passée, matériel livré, installation terminée).
- Déplacements ponctuels sur site pour le dépôt ou la récupération de documents.

4. Gestion comptable et financière courante
- Création et suivi des devis, bons de commande, factures clients et fournisseurs.
- Saisie et vérification des factures fournisseurs avant transmission au gérant pour validation.
- Suivi des règlements clients et fournisseurs, relances et rapprochements.
- Gestion de la trésorerie courante (encaissements, paiements, notes de frais).
- Préparation et transmission des documents comptables au cabinet externe (factures, relevés bancaires, justificatifs).
- Suivi administratif des garanties et contrats liés aux installations.

5. Gestion des dossiers d'aides et de remboursements
- Constitution et suivi complet des dossiers d'aides au financement pour les clients.
- Collecte, vérification et classement des pièces justificatives.
- Dépôt, suivi et relance des dossiers jusqu'à leur traitement complet.
- Archivage et tenue à jour des dossiers finalisés.

6. Gestion des achats et des fournisseurs
- Demande de devis et passation de commandes fournisseurs (matériels, pièces, consommables).
- Suivi des livraisons et réception du matériel.
- Vérification des bons de livraison et rapprochement avec les factures.
- Suivi des garanties et litiges éventuels.
- Tenue à jour du fichier fournisseurs et des conditions tarifaires.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Savoirs et savoir-faire
- Formation Bac à Bac+2 en gestion, comptabilité, secrétariat ou assistanat PME-PMI.
- Expérience souhaitée sur un poste similaire, idéalement dans le secteur du bâtiment, de la climatisation ou des services techniques.
- Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, Outlook).
- Maîtrise du logiciel EPP Gestion Commerciale.
- Connaissance de base en comptabilité et en gestion commerciale.
- Bonne orthographe, sens du service client et esprit d'équipe.