Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

Poste et missions :
Ce poste d'assistant(e) de direction et de gestion, rattaché au Directeur du développement et à la Présidente Directrice Générale de la Safer Guyane, occupe un rôle central dans l'organisation institutionnelle et administrative de la structure.

Missions liées à la direction :
- Organisation institutionnelle : réunions d'instance de la Safer Guyane (Conseil d'Administration), organisation matérielle et préparation en lien avec la direction
- Accompagnement de la direction : gestion boite mail direction, agendas partagés et répartition des rencontres en fonction des objets, contacts partenaires, gestion agendas, secrétariat (préparation courriers, signature.)
- Interface avec les partenaires du réseau national en matière de suivi administratif
- Accueil téléphonique et physique de la structure

Missions liées à la gestion :
- Contribution au suivi administratif et financier : préparation des paiements pour la PDG, classement factures, lien expert-comptable pour l'envoi des pièces et contrôle de la saisie comptable, facturation des clients, suivi des paiements, envoi des éléments de paie au cabinet RH, tenue du registre des congés, gestion des achats notamment fournitures .
- Elaboration et suivi des mémoires de dépenses pour justifier des subventions de la Safer Guyane
- Suivi de la communication : gestion site internet et réseaux en interface avec la direction et les prestataires désignés
- Suivi des prestataires informatiques en local et réseaux FNSafer en lien avec la direction

Votre Profil :
Vous faites preuve de loyauté et de discrétion et êtes reconnu(e) pour votre fiabilité, votre sens de l'écoute et votre autonomie.

Vous savez faire le lien avec les équipes. La cohésion d'équipe et la convivialité sont importantes à vos yeux !

Afin de gérer les priorités, vous êtes organisé(e), vous savez vous adapter et faire preuve d'initiative et de disponibilité. Votre capacité d'adaptation vous permet d'évoluer au sein d'un environnement dynamique.

Vous savez travailler en équipe et pouvez contribuer à des tâches diverses.

Vos compétences :
Savoir-faire :
- Maitrise exigée du Pack office Microsoft et des outils de collaboration (SharePoint, Teams.)
- Gestion d'agendas et de rendez-vous
- Gestion administrative
- Prise de notes et comptes rendus
- Méthodes de classement et d'archivage
- Droit du travail et législation sociale, gestion administrative du personnel
- Notion de gestion budgétaire et comptable
- Outils de reporting et tableau de bord (conception et gestion)

Formation continue et accompagnement lors de la prise de poste