Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

Salaire : Mensuel de 2200.0 Euros

[76643] CHU Guyane
L'agent réalise les opérations administratives inhérentes à la gestion de la formation continue des personnels non médicaux ainsi que la gestion logistique liée aux activités du service (déplacements professionnels, organisation de réunion, gestion des salles pour les formations, etc.).
Poste susceptible d'évoluer compte-tenu des objectifs d'organisation du service de la formation continue.
Missions/Activités principales du poste
-Accueil, orientation des personnes (formateurs, intervenants, agents, stagiaires.)
-Organisation des salles de formation et les aménager en fonction des demandes des intervenants
-Réception et traitement des appels et des mails
-Traitement des courriers, dossiers (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
-Prise de note, frappe et mise en forme de documents
-Création, reproduction et transfert de documents relatifs à la formation (attestations de formation, dossiers formations des agents.)
-Prise de rendez-vous et gestion des agendas pour les réservations des salles de formation et réunion
-Gestion des stocks de matériel bureautique (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Missions/Activités spécifiques du poste :
-Rédaction de courriers relatifs à la formation
-Communication des informations sur la formation dans les services concernés
-Mise en place des actions de formations auprès des différents organismes de formation, en y inscrivant les agents
-Suivi et contrôle des dossiers formation :
Suivi des actions de formation auxquels les agents ont pu participer
Remboursement des frais de séjours des agents occasionnés lors de leurs déplacements pour se rendre sur leurs lieux de formation, les frais de restauration, ainsi que les frais pédagogiques auprès des organismes.
Renseignement et suivi au fil de l'eau de bases de tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
-Participation à la clôture exercice comptable
Description du profil recherché:
Savoir-faire requis du métier :
-Accueillir et orienter les intervenants, formateurs et agents
-Définir, adapter et optimiser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
-Organiser son planning de travail en fonction des priorités évoquées lors des réunions de service.
-Identifier les informations communicables à autrui tout en respectant le secret professionnel
-Organiser et classer des données, des informations, des documents divers
-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports relatifs à la formation (attestations, dossiers de formation .)
-Maîtriser les outils bureautiques et technologie de l'information et de la communication
-Saisir le recueil des besoins en formation afin de mettre en place le plan de formation pour l'année à venir.
-Etre capable de renseigner le personnel sur le droit à la formation (dispositifs de formation existants).
Qualités necessaires:
-L'organisation
-La discrétion
-La réactivité
-L'autonomie
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour