Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

---Poste à pourvoir à Saint-Laurent du Maroni, Guyane-Française, 97320---

La rhumerie Rhums Saint-Maurice de Saint-Laurent du Maroni est à la recherche d'un(e) secrétaire relation clients & fournisseurs.

Le/la secrétaire - relation clients/fournisseurs assure l'ensemble des taches de secrétariat quotidiennes ainsi que
la relation avec les différents fournisseurs et clients.
2. Domaines d'intervention
2.1.
Secrétariat
- Il/elle réalise la réception/envoi du courrier par voie postale et en assure le suivi et traitement par les
différents services concernés. Il/elle réalise les relances pour leur traitement dans les délais.
- Il/elle réalise le tri, distribution et archivage des documents selon l'organisation définie par la direction.
- Il/elle réalise le suivi des commandes de consommables de bureau pour l'ensemble des collaborateurs
avant rupture de stock.
- Il/elle fait en sorte que le photocopieur, avec le prestataire, soit toujours en parfait état de fonctionnement.
- Il/elle gère les appels téléphoniques et réalise les transferts si nécessaire ou prise de message.
- Il/elle accueille les personnes/sociétés ayant ou souhaitant rencontrer la direction ou autres personnes des
Rhums Saint Maurice.
2.2.
Relations Clients
- Il/elle accueille les clients sur le site de la rhumerie et réalise les ventes (description produits, édition
factures, informations complémentaires de livraison).
- Il/elle établit et fait le suivi des déclarations de douane (DAE, pour les clients en suspension de droits et
export) en collaboration avec le/la responsable administrative et financière et le directeur.
- Il/elle participe à la réalisation de la DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle) en collaboration avec
le/la responsable administrative et financière et le directeur.
- Il/elle réalise l'inventaire des caisses (Rhums Saint Maurice et Boutique SLM) quotidien et fin de mois
(espèces, chèques).
- Il/elle vérifie les inventaires de stock en fonction des ventes et de la production effectuées le jour même.
- Il/elle réalise le suivi des commandes grossistes et y répond en fonction des volumes disponibles en
concertation avec la production et la direction.
- Il/elle réalise le suivi des règlements et du respect des délais pour les clients grossistes.
- Il/elle vérifie les caisses de la boutique et prépare les dépôts en banque (espèces et chèques) et transmet
les informations à la direction et au responsable administratif et financier.
2.3.
Relations Fournisseurs
- Il/elle organise et réalise le suivi de l'envoi de produits en concertation avec le client et le transporteur
et/ou transitaires.
- Il/elle organise et réalise le suivi de l'envoi/réception de matériels/consommables en concertation avec le
fournisseur, transitaires et/ou transporteur.
2.4.
Management
- Il/elle pourra encadrer des stagiaires ou alternants en fonction des besoins.
- Il/elle est rattachée à la direction des Rhums Saint Maurice.
2.5.
Administratif
- Il/elle établit des tableaux de bord pour le suivi des actions et les performances de la société.
2.6.
Qualité
- Il/elle assure le transfert d'informations vers les services et personnes concernées.
- Il/elle suit les procédures et participe à la certification ISO 9001
2.7.
Sécurité
- Il/elle s'assure de toujours réaliser ses tâches et actions demandées dans le respect de la réglementation
en vigueur et en sécurité.
- Il/elle participe aux formations/sensibilisation sur le site de la rhumerie.
3. Polyvalences
- Il/elle assure une polyvalence complète avec la personne en charge de la boutique, localement à Saint
Laurent du Maroni
4. Formation et expérience
- Une formation en secrétariat et en accueil client (physique et téléphonique) est requis.
- Une parfaite connaissance des outils bureautique et de la suite ISAGRI est requis.
- Bonne communication et bon relationnel.