Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Maillon indispensable au bon fonctionnement de la direction, l'assistant (e) de direction assure :
Au titre de son appui à la Directrice de l'offre de soins dans la gestion quotidienne des dossiers :
Préparation de réponses aux courriers ARS, de notes d'arbitrage le cas échéant
Organisation des réunions de direction, rédaction/diffusion des comptes-rendus
Préparation de l'arrivée et accueil des nouveaux agents de la Direction en appui à la DOS (fiche de liaison avec le service informatique pour demandes de matériel, d'accès au réseau, commandes fournitures, etc.)
Pilotage, le cas échéant, de projets internes à la DOS (par exemple, organisation de team building, etc.)
Suivi agenda de la Directrice de l'offre de soins avec, l'organisation, au besoin, de réunions internes et externes de la Directrice de l'offre de soins
Soutien administratif : photocopies, scans, etc.
Au titre des activités de support opérationnel à l'ensemble des membres de la Direction :
Assistance à l'utilisation des équipements et des solutions numériques (notamment référent de l'applicatif dédié à la dématérialisation des courriers)
Suivi des missions réalisées par les agents de la DOS : réservations, si besoin, ordres de mission
Centralisation des commandes des fournitures de la Direction
Pour les sujets identifiés comme stratégiques par la DOS, appuyer les collaborateurs de la DOS dans l'organisation des événements en interne ou en externe (réunions, séminaires, formations, déplacements, etc
Au titre de l'amélioration continue et du suivi qualité des process de travail
Suivi de la bonne gestion des documents de la direction : gestion journalière des parapheurs, garant des règles concernant l'arborescence informatique, traçage des courriers entrants et sortants de la Direction, suivi et gestion des documents produits au sein de la direction (arrêtés, courriers, etc.)
Garantie des bascules téléphoniques en cas d'absence
Suivi des BAL fonctionnelles de la DOS (dosa, article 51, adeli, paps, etc.) et garantie de la continuité du fonctionnement des BAL fonctionnelles en cas d'absence des agents référents
En fonction des nécessités, il/elle peut être amené/e à prendre en charge diverses autres missions ponctuelles à la demande de la direction.