Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



Référence CSP: 2
LES ACTIVITES PRINCIPALES

1/Fournir un accueil professionnel et orienter efficacement vers les interlocuteurs internes et externe
Accueil téléphonique :
Tenir le standard téléphonique.
Identifier les demandes, renseigner ou orienter les appels vers les interlocuteurs compétents.
 Accueil physique :
Assurer l'accueil des visiteurs et bénéficiaires à tour de rôle
Fournir les informations nécessaires ou diriger les visiteurs vers les personnes concernées
 
2/Garantir le traitement des dépenses et des engagements financiers de l'UT conformément à la règlementation
Réaliser les opérations comptables et participer aux travaux de clôture budgétaire via notamment le logiciel financier de LADOM, sur les dépenses liées au fonctionnement de l'UT (équipement, fournitures, maintenance, travaux etc.) et aux dispositifs :
Bon de commande; Service fait; Suivi de facturation; Acompte

 Suivre des frais de personnel
Gestion des tickets restaurant.
Suivi des ordres de mission et frais associés(suivi demandé par le siège)
Gestion du véhicule de service (entretien, suivi du tableau de bord).

3/Assurer le suivi administratif de l'UT Sécuriser et accompagner le parcours du bénéficiaire
Gestion des dossiers du personnel :
Planification des rendez-vous de médecine du travail.
Suivi des temps de travail et absences via KELIO.
Référent sur la mise à jour du DUERP

Mise en forme et suivi des fichiers :
Consolider et mettre à jour les fichiers de suivi de l'UT
Gestion du courrier entrant et sortant.
Référencement et gestion physique de l'archivage des documents administratifs.
Appui le directeur territorial dans les tâches opérationnelles nécessaires aux projets d'organisation, participer aux évènements, planning, distribution des kits etc.)

ACTIVITE ANNEXE

1/ Assurer l'instruction des dispositifs
Analyser et identifier la demande
Traiter et saisir le dossier des demandes