Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Horaire de 10,57 Euros

Accueil physique et téléphonique de la clientèle : informer sur l offre touristique, les conditions tarifaires, les modalités pratiques, l encadrement par des guides, savoir présenter dans le détail les prestations proposées ;
Effectuer les réservations pour les séjours : savoir organiser les groupes en fonction des dates demandées (dates impératives et/ou dates possibles), préparer les fiches départ pour les guides et leurs transmettre toutes informations utiles pour assurer la sécurité des groupes ;
Consulter les messages vocaux et rappeler les clients, traiter les emails reçus et les classer ;
Vérifier l encaissement des arrhes avant toute validation de séjour, le versement du solde des prestations réalisées et les paiements par chèques, chèques vacances et bons cadeaux ;
Vérifier toutes les transactions et achats de l entreprise (factures des fournisseurs et notamment celles pour les produits du marché, factures des produits alimentaires, boissons, carburants, produits d entretien ) et transmission au cabinet comptable ;
Vérifier et gérer toutes les échéances de l entreprise qu elles soient financières, administratives ou liées au matériel et aux installations (assurances, congés, extincteurs, bureau de contrôle ) ;
Gérer les dossiers de demandes de subventions (dépôt de candidature et complétude des dossiers dans le respect des échéances données, rechercher auprès des instances et des acteurs concernés toutes informations relatives à l obtention d une subvention) ;
Rédiger les courriers et gérer le fond documentaire : tri, classement (courriers reçus, copie des courriers envoyés ) et archivage ;
Commandes et gestion du stock dans le respect de la règlementation : pour le matériel sportif nécessaire aux activités d accès à la canopée, les produits d entretien pour le restaurant, les fournitures de bureau , savoir anticiper les commandes pour éviter toute rupture de stock ;
Vérifier et gérer les procédures d hygiènes pour le matériel frigorifique dans le strict respect de la règlementation en vigueur et mettre en place les outils nécessaires au suivi (dates, températures ), mise à jour des fiches par salarié ;
Site internet : faire les mises à jour des informations en fonction de l actualité et des évolutions internes et externes (contexte règlementaire, mesures d urgences ) ;
Mise en place et/ou amélioration des outils adaptés à la bonne gestion de l entreprise, savoir identifier les éventuels problèmes et apporter des solutions adéquates pour faire évoluer les procédures internes.