Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

L'assistant(e) de direction est le/la collaborateur/collaboratrice immédiat(e) du directeur culture jeunesse et sports.
Il/elle est en outre l'interlocuteur/interlocutrice privilégié(e) de l'adjoint de direction culture pour les sujets relevant du suivi RH (BOP 224 Culture exclusivement), de la logistique ainsi que dans l'organisation et la coordination générale des différentes réunions.
L'assistant(e) de direction, pour le site du Vieux Port, aura la charge d'assurer l'interface avec la direction générale de l'administration des services de l'État et facilitera les échanges entre les agents de la DCJS et la DGA, en lien avec les deux adjoints de direction notamment en ce qui concerne la gestion des stocks de matériel et bureautique pour les 2 sites et plus particulièrement pour le site du vieux port en ce qui concerne la logistique.

À ce titre, il/elle assume des fonctions de secrétariat, de coordination et de planification des missions suivantes :

·         Assistance :
Fonctions principales :
- Assister le directeur dans l'organisation quotidienne du secrétariat en lien avec les deux adjoints de direction de la DCJS.
- Participer et assurer la prise de notes lors des réunions de CODIR et CODIR élargi ainsi que la rédaction des comptes rendus.

Fonctions secondaires :
- Contribution aux travaux suivants : visites protocolaires, visites ministérielles, ...
- Assurer le classement et l'archivage du secrétariat de direction
- Élaborer des instruments pratiques (annuaire, répertoire, liste de diffusion) et les mettre en forme à destination de l'ensemble des agents de la direction.

·         Coordination :
Fonctions principales :
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service
- Coordonner le recueil, la circulation et la diffusion des informations émanant des différents services extérieurs
- Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, ...)
- Répondre aux échanges d'informations avec les services de l'État et les partenaires institutionnels et privés
- Prendre en charge la fonction courrier et la coordination avec les services

·         Planification :
Fonctions principales :
- Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de la direction

Fonctions secondaires :
- Mettre à jour les fichiers réservés et fichiers de données de la direction