Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'INSPE, de départements de formations et de recherche, de laboratoires et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 500 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni.

Branche d'activités professionnelles : J
Famille d'emploi : Administration et pilotage
Métier ou emploi type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Les missions :
L'assistant-e exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il/Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.

Assister la-le directeur-rice du service
- Gérer son agenda (organiser ses rendez-vous et déplacements, préparer les réunions, les dossiers et les suivre.)
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs et les différents services de l'établissement
- Préparation de dossiers administratifs

Missions transversales
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer, réorganiser, orienter et prendre les messages
- Aide à l'organisation d'évènements institutionnels et participation à des réunions ; conférences.
- Prise de note et élaboration des comptes rendus
- Communication en Anglais souhaitée (le Portugais serait un plus)

Gestion administrative du secrétariat
- Rédiger, et mettre en forme les documents administratifs et courriers réponses
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer le courrier postal et électronique
- Réceptionner, vérifier les parapheurs (des composantes, des services centraux.) et leur circulation
- Gérer et suivre les commandes
- Gérer les réservations de salles en cas de besoin

Conditions particulières d'exercice :
- 37h30 hebdomadaires, horaires variables et pics d'activité en fonctions des obligations du service et à la demande du supérieur hiérarchique

Diplômes - Formations - Expériences :
BTS Support à l'action managériale - Secrétariat
BUT Gestion des entreprises et des administrations, Gestion administrative et commerciale, Carrières juridiques
LICENCE toutes disciplines confondues
1 an d'expérience souhaitée

Savoir-faire
- Respecter les procédures
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être
- Discrétion absolue
- Excellentes relations humaines
- Indispensable respect de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Initiative et réactivité
- Rigueur et fiabilité

Connaissances
- Connaissance souhaitée de l'environnement universitaire
- Connaissance de la langue anglaise et/ou portugaise souhaitée
- Techniques d'expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point.)

Pour postuler :
Envoyer lettre de motivation, CV, diplôme le plus élevé obligatoirement.