Agent / Agente d'accueil d'établissement d'enseignement

Agent / Agente d'accueil d'établissement d'enseignement



L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'ESPE, de départements de formations et de recherche et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 000 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni.

L'agent d'accueil, d'information et d'orientation a pour missions :
- Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes ;
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service ;
- Gestion du courrier entrant et sortant.

Dans un contexte d'évolution rapide de la législation relative à l'alternance, la présente fiche de poste peut être soumise à des mises à jour ponctuelles.
- Accueillir, informer et orienter le public ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ;
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ...), les reproduire et les diffuser ;
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés (réclamations et demandes spécifiques) ;
- Accompagner les candidats dans leur procédure d'inscription ;
- Suivi des inscriptions administratives et pédagogiques ;
- Délivrer, réceptionner et vérifier les dossiers d'inscription ;
- Classer et archiver les documents et informations liés aux inscriptions ;
- Édition et envoi des cartes étudiant ;
- Vérifier périodiquement les informations disponibles sur la page de la DFPU sur le site de l'UG ;
- Réception et photocopies des documents administratifs et pédagogiques a destination des étudiants et des enseignants ;
- Assurer la reprographie des documents administratifs et pédagogiques à destination des étudiants et des enseignants.

Activités principales de l'agent :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure ;
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) ;
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser ;
- Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ;
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité ;
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
- Classer et archiver des documents.

Diplôme : BAC (Bac pro, Bac tech. commerciales, Bac techno.)
Expérience dans le domaine obligatoire : 2 mois

Compétences attendues :
- Accueillir et prendre des messages ;
- Accueillir les populations concernées ;
- Enregistrer et classer les documents ;
- Rédiger des rapports ou des documents ;
- Savoir rendre compte ;
- Travailler en équipe ;
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.

Envoyer lettre de motivation, CV, diplôme (obligatoire pour candidater) exclusivement par voie électronique à :
Monsieur le Président de l'Université de Guyane
Direction des Ressources Humaines et des Moyens
email
Date limite d'envoi des candidatures : 30 juin 2025