Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)

Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)



L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'INSPE, de départements de formations et de recherche, de laboratoires et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 500 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni.

Sous l'autorité hiérarchique directe du Responsable administratif et financier de l'UFR en Sciences Médicales et de la Santé, et en lien fonctionnel avec la coordinatrice de la scolarité, l'adjoint(e) contribue à la gestion administrative et pédagogique des étudiants de l'UFR Sciences Médicales et de la Santé.

Accueil et gestion des dossiers des usagers
- Assurer l'accueil et l'information des usagers en interne et externe
- Répondre aux demandes de renseignements
- Instruire et suivre les dossiers des étudiants (inscriptions administratives et pédagogiques) à l'aide du logiciel APOGEE (ou autre application suivant les évolutions)

Réaliser des actes administratifs et techniques
- Saisir et mettre en forme des documents administratifs divers (courriers, mails)
- Réaliser des opérations de reprographie, d'affichage
- Saisir les emplois du temps
- Gestion des feuilles d'émargement (suivi des absences des étudiants)
- Distribuer des documents aux étudiants et diffuser les informations reçues
- Participer activement à l'organisation des examens (tirage et mise sous scellé des sujets, gestion des documents examens : copies, feuilles d'émargement, PV, règlements des examens...)
- Participer à la modélisation des maquettes ou modifications de maquettes sur APOGEE

Conditions particulières d'exercice :
- 37h30 hebdomadaires, horaires variables et pics d'activité en fonctions des obligations du service et à la demande du supérieur hiérarchique
- Formations obligatoires aux outils métiers (Hyperplanning, APOGÉE, .)
- Exigences de calendrier et de procédures
- Pics d'activités lors des périodes d'inscriptions, des examens et des jurys

Diplômes - Formations - Expériences :
- Baccalauréat
- Débutant accepté

Savoir-faire :
- Sens du contact avec le public, bonne expression orale ;
- Bonnes capacités rédactionnelles (orthographe) ;
- Avoir une bonne capacité d'apprentissage des nouveaux outils et logiciels
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :
- Aptitude à s'insérer dans une équipe de travail ayant un projet collectif, tout en sachant faire preuve d'initiative et de réactivité ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Respect des horaires fixés par l'autorité hiérarchique
- Sens de l'accueil
- Polyvalence et capacité d'adaptation

Connaissances :
- Connaissance obligatoire des outils bureautiques (Word, Excel)
- Connaissance souhaitée des logiciels APOGEE et HYPERLANNING
- Connaissance souhaitée de l'environnement universitaire

Le poste est ouvert aux personnes bénéficiant de l'obligation d'emploi.

Envoyer lettre de motivation, CV, diplôme le plus élevé à transmettre obligatoirement.