Responsable administratif(tive) et pédagogique

Responsable administratif(tive) et pédagogique

Salaire : Mensuel de 2000.0 Euros sur 12.0 mois

Missions courantes :

1. Gestion Administrative Générale.
Avec l'Agent d'accueil et assistante administrative :
Assurer l'accueil téléphonique et physique (informations, orientation des publics).
Gérer le courrier, les courriels et l'archivage (papier et numérique)
Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs (courriers, comptes rendus, tableaux de suivi).
Tenir à jour les bases de données (alternants, stagiaires, partenaires).
2. Administration des formations.
Avec la chargée d'Insertion Professionnelle et l'assistante administrative.
Gérer les inscriptions des stagiaires (dossiers administratifs, conventions, convocation).
Préparer les et suivre les dossiers de formation (émargements, attestations, certificats).
Assurer le lien administratif avec les formateurs et intervenants.
Organiser la logistique des sessions (salles, planning, supports, matériel).
3. Suivi financer, comptable et réglementaire :
Suivre et organiser l'ensemble des dépenses de l'association pour le rendu comptable (triages des factures, scan, archivage, saisis des données et suivi des tableaux comptables)
Veiller à la conformité des dossiers (Qualiopi, exigences légales de la formation professionnelle).
Préparer les éléments nécessaires aux bilans et reportings d'activité.
Réaliser une veille réglementaire régulière pour l'ensemble des Pôles d'activité.
4. SERA'VENIR
Avec la chargée d'insertion professionnel et le référent projet SERA'VENIR.
Support réglementaire et administratif aux sessions de formation SERA'VENIR (feuille d'émargement, création de documents, banque de données.)
Référente pédagogique du programme : cocréation des programmes SERA'VENIR, recrutement des formateurs et suivi de l'application des programmes.
5. Vie associative
Participer à l'organisation des réunions, assemblées générales et événements
Contribuer au suivi administratif des projets associatifs.

Missions ponctuelles : Dossier à piloter sur l'année 2026-2027.
- Mise à jour des documents Qualiopi et automatisation des process
- Pilotage du dossier « centre d'examen » création.

Compétences
Savoir
- Connaissances solides en gestion administrative et organisationnelle.
- Compréhension du fonctionnement associatif et d'un centre de formation (CFA/ OF)
- Connaissance du territoire guyanais et de ses enjeux éducatifs et sociaux (appréciée)
- Culture générale administrative permettant de comprendre rapidement des environnements et dispositifs variés.
- Maîtrise des outils bureautiques et de suivi de projet
Savoir-faire
- Maitrise avancée à experte d'Excel : formules complexes, tableaux croisés dynamiques, consolidation de données, mise en formation conditionnelle, automatisation simple.
- Capacité à rechercher, collecter, croiser et analyser des données issues de sources multiples.
- Capacité à structurer des informations complexes et à produire des tableaux de suivi fiables et exploitables.
- Excellentes capacités de recherche autonome (veille, identification d'information, compréhension de dispositifs sans mode opératoire préexistant).
- Capacité à mener un dossier de bout en bout : analyse du besoin, recherche d'informations, mise en œuvre, suivi et finalisation.
- Rédaction claire, structurée et professionnelle de documents administratifs.
- Maitrise des outils bureautiques et numériques (traitement de textes, outils collaboratifs, bases de données).
Savoir-être
- Forte autonomie et esprit d'initiative.
- Curiosité intellectuelle et goût pour la recherche et la résolution de problèmes.
- Persévérance et capacité à « aller au bout des choses ».
- Rigueur, fiabilité et sens du détail.
- Secret professionnel, confidentialité et discrétion.
- Bon relationnel et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.

Qualification
- Formation BAC à BAC+2 (gestion administrative, assistanat, secrétariat, gestion des organisations ou équivale