Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Groupe RIFSEEP : 3


Vos activités principales :

L'assistant(e) administratif(ve) vient en appui du bureau de l'immobilier. Il / elle est un appui à de nombreux dossiers et sujet du service qu'il/elle suit en autonomie.


Les principales missions sont les suivantes :
 
- Mettre en forme et valoriser les supports écrits
- Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs du service
- Mettre en place des outils informatiques (tableurs ou autres) sur les aspects immobilière du domaine d'activité, en appui avec les équipes des bureaux
- Produire les restitutions statistiques se rapportant à l'activité concernée
- Préparer et suivre des dossiers administratifs, en collectant, analysant et sélectionnant ses éléments constitutifs et en rédigeant les documents de synthèse
- Rédaction des comptes rendus de réunion et suivi des actions
- Suivre des dossiers comme les planifications des contrôles réglementaires et maintenances
- Rédiger des correspondances avec les entreprises et administrations
- Accompagner le service dans la rédaction des marchés et consultations simples
 
Les missions complémentaires sont :

- Gérer des démarches techniques (devis, services faits, facturations, relances)
- Organiser des outils de gestion
- Participer à des réunions de chantier
- soutien sur la mise en place des outils informatiques sur les aspects logistiques du bureau de la logistique.

Votre environnement professionnel :
 
Activités du service
La Direction Générale de l'Administration (DGA) est la structure qui centralise et coordonne les fonctions de support pour les services de l'Etat en Guyane. A ce titre, son rôle est de :
Définir et mettre en œuvre les processus de fonctionnement internes, en matière de Ressources Humaines, Formation, Finances, Budget, Achats, Systèmes d'Information, Communication, Médecine de Prévention, Action Sociale, Immobilier, Juridique, etc.
Appuyer les équipes Métier dans la réalisation de leur activité au quotidien, en leur apportant de l'expertise et du conseil, des services et un appui à la production et un cadre d'exécution de leurs missions
Elle regroupe un ensemble de cinq directions : Attractivité et Communication interne, Finances et Moyens, Ressources Humaines, Juridique et Contentieux, Systèmes d'Information.
Le service Finances est chargé de suivre et piloter l'ensemble du processus budgétaire et financier
 
Composition et effectifs du service
Bureau de la logistique : 30
Bureau de l'Immobilier : 10

Liaisons hiérarchiques
Le chef du Bureau de l'immobilier