Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales
 
- Gérer la commande de fournitures à la fois de la DGA et de la DRH ;
- Gérer le courrier de la DGA et de la DRH , assurer la chaîne hiérarchique des parapheurs ;
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions ;
- Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine (gestion agenda du DRH/DGA) ;
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes à la DGA ou à la DRH, selon les cas ;
- Préparer et suivre des dossiers administratifs, en collectant ses éléments constitutifs et en rédigeant les documents de synthèse ;
- Instruire des demandes individuelles sur le plan administratif, comptable ou juridique ;
- Assister à certaines réunions et en rédiger le compte-rendu.
- Gestion des messageries électroniques, et attribution aux services RH ou directions concernées ;
- Gestion des appels téléphoniques.
Votre environnement professionnel


Activités du service
La Direction générale de l'Administration (DGA) est la structure qui centralise et coordonne les fonctions de support pour les services de l'État en Guyane. A ce titre, son rôle est de :
Définir et mettre en œuvre les processus de fonctionnement internes, en matière de Ressources Humaines, Formation, Finances, Budget, Achats, Systèmes d'Information, Communication, Médecine de Prévention, Action Sociale, Immobilier, Juridique, etc.
Appuyer les équipes Métier dans la réalisation de leur activité au quotidien, en leur apportant de l'expertise et du conseil, des services et un appui à la production et un cadre d'exécution de leurs missions

Composition et effectifs du service

La DGA est composée de plus de 160 agents répartis entre les cinq directions présentées ci-dessus.
Elle regroupe un ensemble de cinq directions : Attractivité et Communication interne, Finances et Moyens, Ressources Humaines, Juridique et Contentieux, Systèmes d'Information.

Parmi elles, la DRH représente une quarantaine d'agents répartis en quatre services et deux missions : Recrutement, carrières et mobilité / Gestion de proximité / Formation, concours et voyages / Conditions de travail et relations sociales / mission Pilotage RH et GPEEC / Conseillère Guyane pour la plateforme Antilles-Guyane d'appui interministériel et inter fonctions publiques à la gestion RH.
La DRH est en charge de définir et de mettre en œuvre la stratégie RH pour les services de l'État en Guyane, dans le respect des politiques nationales, et en lien avec les besoins des services métiers. Par ailleurs, elle propose un accompagnement de proximité aux agents dans la gestion de leurs dossiers individuels et agit en conseil sur leurs parcours de carrière et de mobilité.


Liaisons hiérarchiques
- Directeur général de l'Administration
- Directrice des ressources humaines


Liaisons fonctionnelles
L'assistant(e) de la DGA / DRH travaille étroitement avec les services de la DG Administration mais aussi avec