Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Secrétaire administratif / Secrétaire administrative



RESPONSABILITÉS :

RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES :
En cas de besoin de la part d'un ou de plusieurs chargés de développement et avec l'accord du Responsable régional (le détail des taches afférentes est susceptible d'évoluer en fonction des objectifs annuels du dispositif) :
• rechercher des contacts de partenaires jeunesse et leur envoyer des supports de communication SC2S
• publier, actualiser et clôturer les offres de missions sur le site de l'Agence du Service Civique (ASC)
• diffuser les annonces sur d'autres canaux en ligne si nécessaire
• organiser et animer des séances d'informations collectives à destination des candidats aux missions
• appeler les candidats pour vérifier leur éligibilité au Service Civique et leur présenter les missions à pourvoir
SUIVI ADMINISTRATIF DES VOLONTAIRES :
Pour chaque volontaire recruté et en lien avec les chargés de développement :
• vérifier la complétude des dossiers de chaque volontaire et assurer les échanges avec les volontaires en cas de pièces manquantes ou invalides
• éditer les contrats et conventions de mise à disposition sur les outils ad hoc et être en lien avec l'Agence de service et de paiement (ASP)
• effectuer le suivi des dossiers administratifs des volontaires (attestation PSC1 et FCC, rupture de contrat, absences, accident de trajet/travail...)
• classer et archiver l'ensemble des documents administratifs (papier et dématérialisé)
• effectuer les inscriptions aux formations obligatoires du Service Civique (PSC / FCC)
• apporter un support à la récupération des attestations de versement des prestations de subsistance auprès des structures d'accueil de volontaires
SUIVI ADMINISTRATIF GENERAL :
• gérer les boîtes mail régionales et enregistrer / redistribuer les demandes d'information
• appuyer les équipes régionales : envoi de courriers, réception d'appels, organisation logistique pour des réunions et des événements
• rédiger ponctuellement des comptes rendus de réunion
• gérer les stocks de tablettes et de tenues
CONTRIBUTION A LA VIE DE L'ASSOCIATION :
• Assurer une veille des événements en lien avec l'objet de l'association (jeunesse, grand âge, lien intergénérationnel, etc.)
• Contribuer à des groupes de travail thématiques au niveau inter-régional et national
• Participer aux temps de coordination et d'échanges de pratiques nationaux

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Connaissance de la bureautique et du numérique
• Modalités d'accueil
• Utilisation d'outils collaboratifs
Savoir-être :
• Organisation
• Rigueur
• Souplesse
• Polyvalence
• Autonomie
• Sens de l'initiative
• Travail en équipe
• Relationnel
• Gestion du stress
• Discrétion
• Capacité d'adaptation
Savoir-faire :
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
• Avoir des capacités de synthèse et rédactionnelles
• Savoir gérer les priorités, les urgences et respecter les délais
• Savoir travailler en réseau dans un environnement mouvant, dans le contexte d'un projet innovant
• Savoir rendre compte de son activité



CONDITIONS
· Contrat : CDD (12 mois) - Contrat à temps partiel souhaité : 4/5ème - 4 jours par semaine.
· Rémunération : 1 736 € bruts mensuels (pour un contrat de 30h/semaine) + prime outre mer (192,85€) + mutuelle + chèque déjeuner
· Poste basé aux Abymes (télétravail possible), déplacements ponctuels à prévoir.
· Prise de poste : Août 2025
· Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation