Assistant / Assistante import-export

Assistant / Assistante import-export

Salaire : Horaire de 11.88 Euros sur 12.0 mois

Objectifs :
- Assurer un flux efficace des marchandises importées et exportées tout en respectant les délais et les réglementations en vigueur.
- Fournir un soutien administratif et logistique aux activités d'import-export.
-Maintenir une communication claire et régulière avec les sous-traitants, les transporteurs et les clients.
Contribuer à la satisfaction des clients en veillant à la qualité et à la conformité des services d'import-export et à la qualité des services de la
société
- Assurer la mise en oeuvre des stratégies de développement de la société

Missions principales:

- Assistance auprès de la direction: préparation de réunions, gestion du courrier et des emails, suivi des dossiers, classement, archivage
de documents
- Gestion opérationnelle et douanière suivi des transports, des livraisons et des expéditions, liaison avec les différents services,
gestion des litiges et des réclamations.
- Gestion documentaire : Préparer et vérifier les documents d'import export tels que les factures commerciales, les déclarations en
douane, les certificats d'origine, les lettres de transport, etc.
- Coordination logistique : Collaborer avec les fournisseurs, les
transporteurs et les transitaires pour planifier et organiser le transport des marchandises des clients de la société.
- Suivi des expéditions : Assurer le suivi des expéditions et fournir des informations à jour aux parties prenantes concernées.
- Communication : Établir et maintenir une communication régulière avec les clients, les fournisseurs, les transporteurs et les autorités
douanières pour faciliter les opérations d'import-export.
- Gestion des litiges : Résoudre les problèmes liés aux expéditions, tels que les retards, les pertes ou les dommages, en collaboration
avec les parties concernées.
- Support administratif : Effectuer des tâches administratives telles que la gestion des dossiers, la saisie des données et la préparation
des rapports d'activité.
- Gestion comptable et recouvrement: gestion des factures et des paiements, suivi des litiges.
- Gestion commerciale: préparation des devis, suivi des commandes, gestion des relations clients 3/3
Activités et tâches
Assistance auprès de la direction
- Organiser les réunions, les conférences téléphoniques et les déplacements professionnels à l'étranger
- Gérer la correspondance et les emails en plusieurs langues
- Mettre à jour les fichiers et les bases de données clients
- Suivi des dossiers administratifs
- Préparer les présentations et les documents de rapport
- Classement et archivage de documents
- Effectuer des recherches sur les marchés étrangers et les opportunités d'affaires
Gestion comptable et recouvrement
- Suivre le budget et la comptabilité : facturation clients, règlement fournisseurs,
- Saisir des factures fournisseurs
- Effectuer les relances clients Gestion opérationnelle (transit & stratégie international)
- Centraliser, vérifier et traiter l'information afin de la transmettre à tous les intervenants et maîtriser les processus
- Suivre les expéditions, des transports et des livraisons.
- Suivre des avaries et autres litiges liées aux opérations
- Faire la liaison entre les différents services et intervenants
- Effectuer des recherches sur les marchés étrangers et les
opportunités d'affaires, recueillir et synthétiser l'information
- Gérer les système de gestion de projets pour les différents projets en cours
- Participer à l'optimisation des processus d'import-export, proposer des améliorations et mettre en oeuvre des initiatives visant à
accroitre l'efficacité opérationnelle.
Gestion commerciale
- Prospection client selon les objectifs fixés par la Direction
- Renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients
- Enregistrer et suivre les commandes
- Élaboration des devis
Difficultés et spécificités du poste
- Gestion des délais serrés : Les opérations d'import-export sont souvent soumises à des délais stricts. Il est essentiel de faire preuve
de réactivité