Assistant / Assistante de gestion en comptabilité

Assistant / Assistante de gestion en comptabilité

Salaire : Annuel de 40000,00 Euros sur 12 mois

MISSIONS AFFERENTES AU POSTE :
Assure la gestion administrative et financière des recettes
Effectue le suivi de gestion à la DAP (contrats, eau, courriers, tableaux de bord )
Réalise les actes de dépenses de la DAP (création de lettres de commande, saisie de bons de commande,
etc.).
Remplace les assistantes de la DAP en cas d'absence pour assurer la continuité d'activité.
Assure le suivi d'exécution, administratif et financier de marchés,
ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil :
- Assure l'accueil physique et téléphonique de la DAP. Effectue les travaux de frappe et de mise en forme des
dossiers, dispatche, classe et archive.
- Assure la transmission et la liaison pour les éléments de la paie.
Préfacturation :
- Collecte et analyse l'ensemble des données utiles et réalise la préfacturation des prestations portuaires.
- Assure le suivi des éléments de préfacturation
- Participe à la préparation des produits à recevoir
- Réalise les tableaux de bord de suivi des recettes
- Assure et suit le traitement des réclamations clients et établit les documents administratifs utiles.
Suivi de l'activité :
- Assure la mise à jour régulière des supports de suivi et de gestion des activités.
- Renseigne les dossiers clients
- Assiste les responsables dans le suivi des tableaux de bord d'activités (collecte les données, renseigne les
différents tableaux de bord, alerte en cas d'écart, etc.)
- Effectue le suivi budgétaire
- Effectue la saisie de bons de commande (sis marché et e-project), des demandes d'achat et lettres de
commande.
- Effectue le suivi d'exécution et le suivi administratif de marchés .
Autres thèmes complémentaires
- Met à jour et participe à la rédaction des procédures administratives
- Est impliqué dans les nouveaux projets de l'établissement dans le service ou en lien avec d'autres services.
Sera amené à effectuer d'autres activités dans le cadre de ses compétences de façon à assurer la continuité des
missions de la DAP (polyvalence avec collaborateurs DAP, etc.).
COMPETENCES REQUISES :

Savoir Niveau bac+2 ou expérience significative d'assistante aux opérations
Bonne connaissance du fonctionnement du port, de la chaine de manutention
Bonne connaissance des techniques administratives et comptables
Savoir-faire Recueillir, traiter, diffuser de l'information
Préparer l'action d'un manager ou d'une équipe
Communiquer, organiser, rédiger, archiver
Rendre compte
Appliquer les règles et procédures administratives
Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques courants et des logiciels de gestion (CARGO, Agir,
Vigiesip, Sage X3 ventes, UBW, sis marché, e-project )