Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative



Rattaché(e) au chef d'établissement support et à la directrice technique, sous la responsabilité fonctionnelle du CFC, vous assurez le suivi administratif et logistique des actions de formation.
Vous travaillez en étroite collaboration avec les coordinateurs, les formateurs et le bureau commun de gestion.

Dans le cadre de la préparation d'un contrat en alternance ( apprentissage ou professionnalisation), vous serez chargé(e) de :
- accueillir le public au sein des locaux de formations,
- gérer les inscriptions
- Suivi et gestion des formations
- Suivi et relances des paiements et factures
- Participer à la préparation de la formation
- Gérer et optimiser des plannings
- Mettre à jour des données

1/ Formations Intra et appels d'offres
- Collabore à la réponse client (données administratives et financières du secteur)
- Participe en cas d'accord à la mise en oeuvre et au bon déroulement de l'action comme pour les autres formations
- Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes

2/ Préparation et ouverture d'une formation
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage
o Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats,
conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
o Renseigne les informations sur le logiciel dédié
o Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres
d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc).
- Participe à l'ouverture de la formation
- Prépare et participe aux réunions de secteur

3/Suivi de la formation
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, france travail, Régions, etc...)
- Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise
- Prépare les avenants et en assure la saisie

4/ Fin de formation
- Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes
- Procède au classement et à l'archivage des dossiers
GESTION FINANCIERE
- Elabore la fiche financière de l'action
- Assure la saisie des éléments financiers dans le logiciel dédié (conventionnement)
- Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation au bureau commun de gestion (contrats, conventions, chèques, relevés d'heures, fiches de paye, etc.)
- Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions
- Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau