Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 2774,00 Euros à 2775,00 Euros sur 12 mois

Basé(e) à la Direction Générale, vos missions et activités seront les suivantes :
Gestion administrative
Accueil physique et téléphonique (interlocuteurs internes et externes)
Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda du chef d'établissement
Réception, traitement et orientation des appels, courrier et messages téléphoniques
Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion
Traitement des courriers, dossiers, documents (tri, enregistrement, traitement, diffusion, archivage)
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux,
Prise de notes et rédaction de comptes rendus
Préparation et suivi de dossiers
Relations avec les institutions : ARS - Autres structures de santé - Préfecture
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions
Gestion des nouveaux arrivants (demande de poste informatique, de création de courriel )
Elaboration des tableaux de congés annuels prévisionnels de la DG et des directeurs
Gestion des congés sur Clepsydre (personnel DG et directeurs)
Suivi et transmission des demandes de congés
Elaboration des tableaux d'astreintes
Elaboration et suivi du tableau prévisionnel des instances
Elaboration, gestion et diffusion des organigrammes
Gestion des stocks de produits et de matériels bureautiques (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) et suivi des demandes d'équipements de la DG
Suivi pour validation du courrier émanant des autres directions
Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda de directeurs adjoints
Réception des vigilances et transmission aux vigilants
Nouveaux directeurs (PV installation, délégation de signature, Préfecture, FHF )
Suivi de la liste des abonnés à EJS
Continuité de service avec le secrétariat de la direction des achats, des affaires financières et système d'information
Organisation administratives et logistiques des réunions
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Gestion de prêt d'un PC portable
Etablissement et suivi des bons d'interventions sur OPTIM
Etablissement et suivi des bons d'interventions sur GLPI
Collaboration avec la secrétaire générale

MISSIONS SPECIFIQUES
Tutorat des secrétariats
Création et modification du tableur de la capacitaire des lits de l'établissement
Suivi et modification des groupes Outlook

COMPETENCES ET SAVOIRS FAIRE
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques / Technologie d'information et de communication (TIC)
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Reconnaître les priorités et savoir faire face à l'imprévu

SAVOIRS ETRE
Esprit d'initiative et capacité d'anticipation
Rigueur professionnelle
Autonomie
Discrétion
Capacité d'organisation
Réactivité et disponibilité
Esprit de synthèse et de rigueur
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique

Vous devez avoir un schéma vaccinal complet contre le COVID 19