Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative

Salaire : Annuel de 29000.0 Euros à 33000.0 Euros

Description du poste :
Rattaché·e au Directeur d'exploitation du pôle Affichage, vous avez pour mission d'optimiser la gestion administrative des activités d'affichage (courte et longue conservation) et de contribuer à la performance globale du service par une organisation rigoureuse, un suivi précis et une coordination efficace des différents intervenants.
Vos missions
Gestion administrative et facturation***Assurer la bonne gestion administrative de l'activité courante de l'entreprise.
* Gérer la facturation : élaboration des devis, création et émission des factures.
* Assurer le recouvrement et le suivi des paiements.
* Gérer les encaissements (tous modes de paiement).
* Contrôler le calcul des commissions des commerciaux.
Gestion des baux et du parc d'affichage***Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux : contrats et avenants de location, baux de location d'emplacement.
* Constituer et transmettre les dossiers de baux.
* Assurer la veille et le suivi des baux, de leur mise en place à leur fin.
* Suivre les impressions de panneaux et les bouclages.
* Veiller à la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage.
* Gérer les relations avec les autorités de tutelle de l'activité d'affichage.
Relations clients, fournisseurs et partenaires***Assurer la relation avec les clients, fournisseurs et bailleurs.
* Être l'interlocuteur·rice privilégié·e de la filiale SIGMA (devis, chantiers récurrents).
* Gérer la relation avec les prestataires infographistes.
* Garantir la complétude des dossiers clients et le respect des procédures de classement (informatique et papier).
Suivi d'activité, reporting et organisation***Alimenter et suivre les reportings et bases de données d'activité.
* Mettre à jour les tarifs applicables sur l'année.
* Mettre en place ou améliorer la gestion de l'entreprise via les outils informatiques et logiciels dédiés.
* Assurer le classement et l'archivage à intervalles réguliers.
* Gérer les imprévus liés au poste et proposer des solutions.
Support commercial et coordination des campagnes***Collaborer sur la partie commerciale (mailings).
* Assurer le suivi du matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc d'affichage.
* Traiter les mails et demandes diverses.
* Rédiger les courriers de résolution de litiges clients / fournisseurs / intervenants.
Description du profil :
Profil recherché
Formation de type Bac à Bac+2 en gestion, assistanat, administration des entreprises ou équivalent.
Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableurs).
Capacité à organiser et prioriser son travail en fonction des enjeux, du contexte et des délais.
Rigueur, précision et respect des délais.
Capacité à s'intégrer dans une chaîne de décisions et à faire face à des situations d'urgence.
Sens de l'initiative et force de proposition.
Une connaissance des environnements liés à l'affichage ou à la communication serait un plus.
Conditions de travail
Travail en équipe, à horaires réguliers définis par le contrat de travail.
Poste principalement en intérieur.
Déplacements possibles selon les besoins du service.
Intéressé(e)? Merci d'adresser votre CV à :***