Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction (alternance)

Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil :

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés ).

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

- Accueillir physiquement les rendez-vous.

- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).

- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).

- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant :

- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).

- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).

- Gérer les notes de frais.

- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL ).

Communication :

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).

- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).


ACTIVITÉS ÉVENTUELLES :

- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.

- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.

- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients ).

SAVOIR FAIRE :

- Maîtriser la micro-informatique et notamment le Pack Office,

- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement,

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,

- Bonnes capacités rédactionnelles,

- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques,

- S'adapter aux différents types d'outils et logiciels informatiques.

SAVOIR ETRE :

- L'écoute

- La compréhension

- La facilité à s'exprimer / être bon communiquant

- La capacité d'adaptation

- Le sens de la discrétion et de la confidentialité

- La capacité à travailler en équipe

- Être polyvalent