Secrétaire

Secrétaire

Sous la responsabilité de la direction de Pôle, le rédacteur-rice inscrit son intervention dans le respect du projet associatif, d'établissement et de service.
Ce poste implique une collaboration étroite avec La Direction. De par les tâches réalisées par la rédactrice / le Rédacteur, la fonction impose un devoir de confidentialité et de réserves.

Mission :
Caisse et comptabilité
Enregistrement et gestion informatique des opérations comptables
Suivi de la Régie d'avances de caisse au chef de service ou à la Direction, signalement approvisionnement, inventaire hebdomadaire,
Commande et paiement caisse fournisseurs,
Relation avec les fournisseurs (effectuer le suivi des commandes, demande de devis)
Vérification des facturations,
Travaux de comptabilité, d'exécution et de préparation en collaboration avec l'équipe technique (Secrétariat de direction et la Direction).
Suivi et paiement des factures
Transmission au siège des matrices (caisse et chèque) une fois par semaine

Inventaire
Inventaire permanent du mobilier en collaboration avec les services techniques,
Suivi des mouvements des immobilisations.

Gestion administrative

Etablir et mettre à jour un dossier, une base de données
Concevoir des supports de suivi et de gestion des données
Mise en page des rapports budgétaires, des rapports d'activités et du projet de service
Accueil physique

Gestion des stocks
Contrôler l'état des stocks (exemple : fournitures de bureau, VIVALO etc.)
Définir des besoins en approvisionnement
Organiser le traitement des commandes (petits matériels de bureau)

Gestion administrative et suivi RH
Préparation et transmission des éléments de la paie : situation de congés, mise à jour absence extranet frontpaie, tableau de suivi des arrêts de travail et de remplacement,
Tenue des dossiers du personnel
Suivi des formations
Réception et transmission à l'équipe des bulletins de paie

Gestion des dossiers mineurs
Gestion de la base de données MJIE et RP