Responsable du secrétariat général

Responsable du secrétariat général

FINALITE ET MISSIONS
- Planifier, organiser et piloter, en concertation avec les Cadres de Pôle responsables des secrétaires, les activités de secrétariat médical et animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies

- Planifier, organiser les activités des Archives Médicales en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies
Appui et Conseil aux Cadres de Pôles du site Nord
- Remplacement des secrétaires absentes et aide en fonction de la disponibilité du pool
- Conseiller les responsables de pôles et des services, sur l'organisation, les méthodes les outils de
secrétariats.
- Organisation et participation aux entretiens de recrutement et jurys
- Organisation de la formation des nouvelles secrétaires, en lien avec le CDP
- Conseils aux CDP dans le traitement des dysfonctionnements des secrétariats
- Aide à l'élaboration du plan de formation des secrétaires en lien avec les CDP et la DRH
- Appui aux projets visant à améliorer l'organisation et les méthodes de travail des secrétaires, à la
demande des CDP
- Suivi des résultats d'indicateurs des secrétariats et les fiches d'évènements indésirables
- Participation à la mise en place et à l'actualisation des référentiels techniques et organisationnels
des secrétariats
- Suivi de la maintenance des équipements et logiciels en lien avec le service informatique et les cadres de santé.
- Suivi de la mise en place de nouveaux outils et de la formation des secrétaires à ces outils

Gestion du pool des secrétaires remplaçantes et de la frappe dédiée
- Encadrement
- Gestion de planning
- Evaluation annuelle et recensement des souhaits de formation

Encadrement de l'équipe des archivistes (Gestion des Dossiers Médicaux)
- Gestion de planning
- Evaluation annuelle et recensement des souhaits de formation
- Accompagnement des projets relatifs aux dossiers médicaux sous la responsabilité fonctionnelle
du DIM.
- Gestion du stock du matériel.
- Suivi de la qualité des pratiques du prestataire extérieur d'archivage
- Gestion des demandes des accès au dossier
- Relations avec le SRU (Service Relation des Usagers) : demandes ARS, plaintes de patients.
- Relations avec la Direction sur la gestion des réquisitions judiciaires en rapport avec la saisie du
dossier médical
Suppléance de la CSM du site Sud en cas d'absence ou de congés.

Relations avec les services et correspondants externes
Echange des pratiques et de retours d'expérience sur les secrétariats avec la CSM du site Sud et d'autres établissements de santé
- Expérience antérieure d'au moins 2 ans dans une fonction de coordinatrice des
secrétariats dans un établissement de soins
- Réussite au concours d'AMA ou ACH
- Licence ou master 2
- Formation validée au management et à l'encadrement