Assistant/Assistante de gestion administrative du personnel

Assistant/Assistante de gestion administrative du personnel



Il/Elle est chargé(e) d'assurer un ensemble de travaux de nature administrative visant au bon fonctionnement de son unité
de travail, à l'accueil et à l'information des visiteurs, clients, fournisseurs. Il/Elle vient en support des responsables d'activités dans la mise en œuvre administrative de leurs activités.

Il/Elle assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques et est garant de l'organisation générale de la structure au niveau de ses bases de données.

Secrétariat classique :

Techniques :
Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise et savoir les orienter
Assurer au besoin les prises de rendez-vous
Assurer la gestion de la documentation liée à l'activité
Consulter / Traiter / Répondre aux mails entrants de l'immobilier
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier en lien avec le Secrétariat Général
Rédiger, mettre en forme les courriers et notes de l'entreprise
Exploiter et mettre à jour les fichiers de données
Diffuser les informations en interne ou en externe
Organiser la préparation des réunions (présentiel et visioconférence)
Formaliser les comptes-rendus de réunion
Saisir les documents nécessaires à la bonne gestion de l'activité
Assurer le classement de l'administratif lié à la gestion de l'immobilier
Formaliser des modes opératoires en lien avec l'immobilier
Être garant de la gestion des données administratives de l'entreprise

Gestion et organisation de l'activité/Productivité :
Organiser son poste de travail en fonction des impératifs du service
Mettre à jour et renseigner les tableaux de bord de l'activité
Suivre les méthodes de travail, les modes opératoires, procédures
Classer les documents (papier, électronique) selon l'organisation interne et le plan de classement et procéder aux archivages
Participer à des réunions de travail
Anticiper et gérer les priorités

Sécurité/Hygiène
Respecter les règles de sécurité applicables dans l'entreprise

Qualité
Appliquer les objectifs de qualité de l'entreprise
Véhiculer l'image et l'exigence de l'entreprise dans ses relations extérieures
Garantir un niveau de qualité des documents internes et externes

Profil recherché :
Minimum BTS Assistant de direction / BTS Assistant de manager ou équivalent
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques de base
Connaissances appréciées de la promotion immobilière / gestion de patrimoine / BTP
Au moins 5 années d'expérience
Connait la structure, l'organisation et l'organigramme de son entreprise
Dispose de capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe) et rédiger et mettre en forme
Dispose d'un bagage technique lié aux opérations de chantier et à l'immobilier
Connait les techniques d'accueil physique / téléphonique / secrétariat
Sait constituer des dossiers et classer en respectant les plans de classement
Maîtrise l'expression orale et écrite / techniques de prise de notes
Sait anticiper, planifier et gérer ses priorités
Sait respecter les délais
Connaît les procédures d'appels d'offre