Assistant / Assistante de direction
Annonce modifiée le 25/03/2024
Rémunération : 1 800 € A débattre
- Type de contrat : CDI
- Expérience : > 3 ans
- Qualification : Salarié
- Secteur métier : Secrétariat, Accueil
Sainte-Marie (97438)
Emploi
Offre
Assistant / Assistante de direction
Salaire : Mensuel de 1800 Euros à 2800 Euros sur 12 mois
Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés ).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant :
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL ).
Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES :
- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients ).
SAVOIR FAIRE :
- Maîtriser la micro-informatique et notamment le Pack Office,
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement,
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,
- Bonnes capacités rédactionnelles,
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques,
- S'adapter aux différents types d'outils et logiciels informatiques.
SAVOIR ETRE :
- L'écoute
- La compréhension
- La facilité à s'exprimer / être bon communiquant
- La capacité d'adaptation
- Le sens de la discrétion et de la confidentialité
- La capacité à travailler en équipe
- Être polyvalent