Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Référence CSP: O974240/313000665
Placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Bâtiments et du Patrimoine, le titulaire du poste sera chargé d'apporter une assistance permanente au directeur et à la direction, en termes de secrétariat, d'organisation et de pilotage des activités, de gestion administrative et financière, de communication et de documentation.

* Organiser les activités professionnelles du Directeur (accueil, gestion agendas, courriers, planification des réunions, préparation et suivi des dossiers du Directeur, transmission des informations importantes de la Direction, recherche et exploitation de sources documentaires, reprographie, classement et archivage) ;
* Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique (courriers, prise de notes, rédaction de compte-rendu, frappe et mise en forme de tous types de documents, rapports, conventions, marchés) ;
* Élaborer et mettre à jour les bases de données et référentiels de la Direction (ex : fichier des fournisseurs) ;
* Mettre à jour périodiquement les tableaux de bord permettant le pilotage des activités de la Direction (tableaux, graphiques, extractions de base de données pour analyse) ;
* Assurer le suivi des courriers et des parapheurs dématérialisés (enregistrement, validation, contrôle) ;
* Suivre et contrôler le circuit des rapports en Commissions Sectorielles et Commission Permanente ;
* Gérer les moyens logistiques de la Direction en correspondance avec les directions centrales concernées (Direction des Ressources Humaines : formations, congés ; Direction des Moyens Généraux : stocks et commandes de fournitures, véhicules, problèmes sur locaux ; Direction des Systèmes d'Information et Organisation : informatique et téléphonie) et suivre les demandes d'intervention par « tickets » ;
* Gérer le pool de véhicules en l'absence du référent : réservation, distribution des clés, fiche de remisage ;
* Apporter une assistance administrative et financière aux services opérationnels pour les consultations de marchés publics (procédures simplifiées, analyse des offres), la gestion comptable (saisies des décomptes, levée des garanties), le suivi de l'instruction des sinistres et la mise à jour des tableaux de bord et des fichiers patrimoniaux ;
* Élaborer les outils de communication interne et externe de la Direction (mise en forme marketing des documents et référentiels produits par la direction).