Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Finalité :
Assurer le secrétariat de la rectrice  par un traitement pertinent et rationnel des informations en utilisant les possibilités des logiciels de bureautique et de communication, et les secrétariats respectifs du SG, SGA, et les 2 IA DAASEN.

Mission principale :
Gestion de l'agenda interne et externe de la rectrice en relation avec la directrice de cabinet ( planification au quotidien des rendez -vous, audiences, déplacements, des
réunions de la gouvernance, des instances.)
Organisation et coordination du secrétariat de la Rectrice.
Coordination de la préparation des notes ou dossiers pour la rectrice ( sortie établissement scolaire, réunions, déplacements, )
Contribution à la réalisation des dossiers pour les visites officielles
Mission 1
Organiser l'agenda de la rectrice  dont les déplacements pour les réunions des recteurs .
Organisation des déplacements en relation avec la  directrice de cabinet, la responsable de communication et le chauffeur de la rectrice.
Supervision de la diffusion des courriers  et suivi des courriers (orienter la diffusion et rédiger les
consignes)
- orientation et diffusion des courriels en intégrant les consignes aux conseillers et
aux services
- suivi de la réponse apportée aux correspondances sensibles des usagers
- suivi de certains courriers ou courriels (enquêtes, consultations)
Mission 2
Réunions de la gouvernance (CODIR .)
- élaboration et suivi du planning des réunions
- préparation des ordres du jour
- rédaction des comptes rendus des réunions.
Le chef de cabinet est également chargé de préparer, en lien avec le secrétariat général,
la préfecture et le conseil régional, le planning annuel des instances présidées par le
recteur (CAEN, CTA et groupe Blanchet).
Rédaction des compte rendus de CODIR
Rédaction des éléments de langage pour prise de parole de la rectrice  avec recherche d'informations pertinentes
 Mission 3
Suivi rigoureux de dossiers particuliers à la demande de la rectrice  ( chancellerie , rendez vous
tenue des comptes (mandatement)
- lien avec l'agent comptable
- préparation des conseils d'administration : convocation, préparation de l'ordre
du jour et des documents venant à l'appui
-Temps de cohésion d'équipe au cabinet