Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Rattaché(e) au Cabinet du Maire et sous l'autorité directe du Directeur du Cabinet, vous êtes en charge d'assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer et orienter les appels et messages des élus. Il (elle) assure le secrétariat des élus (préparation, organisation et suivi des rendez-vous) et la gestion de leurs agendas. Il (elle) effectue la gestion administrative (mise en forme des documents divers, suivi des fiches d'audience, gestion du planning des astreintes...). Il (elle) organise le protocole relatif aux cérémonies et événements officiels ( lien et suivi avec les institutionnels protocolaires)
Recrutement statutaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : complet.

Mission Accueil :
-Accueil public et téléphonique
-Orientation du public vers les services concernés
-Relations avec les services municipaux
-Assurer la réception des usagers pour les élus

Secrétariat des Elus :
-Préparation, organisation et suivi des demandes de rendez-vous
-Mise en place des réunions
-Gestion des agendas des élus
-Préparation des dossiers de travail ou documents nécessaires aux réunions
-Gestion du planning salle de la Salle du Conseil Municipal
-Communication des événements aux élus et faire en sorte que la représentation de la ville soit assurée dans les différentes manifestations
-Gestion du quorum pour les Conseils Municipaux
-Suivi des réunions des élus communautaires et assurer l'agenda de ces élus
-Dispatcher les courriers des élus

Gestion administrative :
-Préparation courrier à la demande des élus et mise en forme de documents divers
-Gestion des mails et gestion des parapheurs des adjoints
-Gestion du planning des astreintes et des mariages
-Enregistrement des demandes de rendez-vous des adjoints et des fiches d'audience
-Classement et archivage
-Relevé quotidien des absences des agents du secrétariat et envoi mensuel à la RH
-Gestion des jurys d'entretien pour l'ensemble des élus

Protocole :
-Organisation des cérémonies officielles en lien avec les services
-Organisation des dépôts de gerbe (réalisation carton d'invitation et envoi des invitations aux officiels, assurer la logistique)
-Accueil des officiels et assurer la mise en place des officiels lors des réunions officielles
-Assurer le lien et le suivi avec les institutionnels protocolaires
-Appui aux services dans le cadre d'inaugurations
-En lien avec le service logistique pour les pavoisements
-En lien avec les porteurs de projets pour les évènements protocolaires