Secrétaire du bâtiment

Secrétaire du bâtiment

Salaire : Mensuel de 1678,95 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois

Activités : La/le secrétaire du bâtiment
- Informe les commanditaires, les clients sur l'avancée de leur dossier et fait suivre les procès-verbaux, les échéanciers, l'état d'avancement
- S'occupe du suivi budgétaire et comptable de l'entité par des opérations de facturation, de relance clients, de déblocage de fonds, de saisie d'écritures comptables, vérification de la conformité des factures fournisseurs, fiches d'interventions
- Effectue l'indexation, le classement et l'archivage de documents
- Mène des recherches documentaires et les fait suivre ou les utilise
- Décline et met en place une démarche, un plan d'action qualité (corrections, amélioration, mise en conformité, ...)
- Assure l'accueil physique (dans les bureaux) et téléphonique
- Gère des démarches administratives liées à l'embauche et fin de contrat des salariés.
Facultatif :
- Prend part au lancement d'appels d'offres (rédaction, émissions d'annonces officielles, ...) et au suivi des candidatures
- Établit et saisit des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et s'occupe du suivi

Compétences et qualités en rapport avec le métier Secrétaire du bâtiment
Générales :
- Saisie des factures, situation de travaux, décompte
- Code des marchés publics
- Gestion du courrier
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Normes rédactionnelles
- Prise de rendez-vous, gère les appels téléphoniques, (dont la prise de messages et la transmission de ceci au services concerné)
- Doit savoir ou trouver l'information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement
- Procédures d'appel d'offres
- Rédaction d'écrit professionnel
- Utilisation de standard téléphonique
- Réactif et disponible, la ou le secrétaire polyvalent du BTP est aussi doté d'une bonne faculté d'écoute et d'observation. Il sait également faire preuve d'initiative et de discrétion. Son esprit de synthèse et son sens des priorités lui permettront de répondre efficacement à toutes les demandes

Utilisation d'outils bureautiques (doit obligatoirement maitriser le logiciel EBP gestion bâtiment, Excel, tableurs, traitement de texte, base de données) , connaissance de la facturation CTM /CHORUS