Responsable administratif / administrative

Responsable administratif / administrative

MISSIONS ET OBJECTIFS :

Le chef du cabinet, également responsable du contrôle interne, sous l'autorité directe du directeur de la plateforme régionale d'oncologie de Martinique, assure une double fonction d'encadrement supérieur et de conception:

- la coordination du service du directeur au niveau administratif (suivi des interventions et des dossiers signalés, relations avec les conseillers stratégiques et les membres de l'assemblée générale,  des conseils et autres instances, les tutelles et, le cas échéant, avec les services) et organisationnel (secrétariat du directeur, courriers) ;

- la responsabilité du siège administratif, site de Redoute, ce qui implique la coordination des opérations et des ressources de l'exploitation de site
tout en assurant l'interface avec les autres sites du GIP PROM.

ACTIVITES PRINCIPALES :

En tant que chef de cabinet :

- être l'interlocuteur privilégié des partenaires institutionnels ;
- organiser le fonctionnement du secrétariat du directeur (courriers, messagerie et agenda) et veiller au contrôle des documents soumis à la signature du directeur ;
- recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions et suivre certainsbdossiers signalés qui lui sont confiés en propre; assurer le traitement et le suivi des interventions ;
- être responsable du planning, des déplacements ; organiser des séminaires, des colloques et des cérémonies officielles (inaugurations, rencontres scientifiques, évènementiels spécifiques);
- traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du groupement; rédaction des courriers, des comptes rendus de réunion et des relevés de décisions ;
- collecter des informations sur des thèmes particuliers, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation ;
- organiser et coordonner le suivi des conventions : suivi des délibérations, signature et mise en œuvre (élaboration d'un échéancier avec alerte, mise en place d'un tableau de suivi partagé), garantir la fluidité des relations entre les différents interlocuteurs ;
- assurer des relations avec les membres et les conseillers stratégiques dont il est l'interlocuteur au niveau administratif.

En tant que chef du siège administratif:
- mobiliser, encadrer les équipes placées auprès du directeur et les évaluer,
- conseiller, accompagner et expliciter les directives données aux agents pour la réalisation de leurs missions,
- préparer l'évolution des compétences des agents (plans de formation personnalisés eu égard aux missions techniques qui nécessitent une évolution constante et une mise à jour règlementaire) ;
- gestion des achats et des stocks ;
- suivre l'évolution de la réglementation, la mettre en œuvre et constituer une documentation de référence.