Assistente Executiva

Assistente Executiva

Um elo essencial para o bom funcionamento da gestão, o assistente executivo garante:
Como parte do seu apoio ao Diretor de Prestação de Cuidados na gestão diária de arquivos:
o Preparação de respostas a cartas da ARS, notas de arbitragem, se necessário
o Organização de reuniões de gestão, elaboração/divulgação de atas
o Preparação da chegada e recepção de novos funcionários da Direcção de apoio ao DOS (ficha de ligação com o serviço informático para pedidos de equipamento, acesso à rede, encomendas de fornecimentos, etc.)
o Gerenciamento, se necessário, de projetos internos de DOS (por exemplo, organização de team building, etc.)
o Agenda de acompanhamento do Diretor de Oferta de Cuidados com, se necessário, a organização de reuniões internas e externas do Diretor de Oferta de Cuidados
o Suporte administrativo: fotocópias, digitalizações, etc.
Como parte das atividades de apoio operacional a todos os membros da Administração:
o Assistência na utilização de equipamentos e soluções digitais (incluindo referente da aplicação dedicada à desmaterialização do correio)
o Acompanhamento das missões realizadas pelos agentes do DOS: reservas, se necessário, ordens de missão
o Centralização de pedidos de suprimentos da Filial
o Para temas identificados como estratégicos pelo DOS, apoiar os colaboradores do DOS na organização de eventos internos ou externos (reuniões, seminários, treinamentos, viagens, etc.
Como parte da melhoria contínua e monitoramento da qualidade dos processos de trabalho
o Acompanhamento da gestão adequada da gestão dos documentos de gestão: gestão diária das iniciais, garantia das regras relativas à árvore informática, rastreio das cartas de entrada e saída da Direcção, acompanhamento e gestão dos documentos produzidos no âmbito da Direcção (encomendas, cartas, etc.)
o Garantia de interruptores telefónicos em caso de ausência
o Monitorização dos LBA funcionais dos DOS (dosa, artigo 51.º, adeli, paps, etc.) e garantia da continuidade do funcionamento dos LBA funcionais em caso de ausência dos agentes referentes
Dependendo das necessidades, pode ser-lhe exigido que assuma várias outras missões ad hoc a pedido da direcção.