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Annonce archivée

Secrétaire

Annonce modifiée le 29/09/2022

  • Type de contrat : CDI
  • Expérience : > 3 ans
  • Qualification : Salarié
  • Secteur métier : Secrétariat, Accueil

Saint-Laurent-du-Maroni (97320)

Emploi

Offre

Secrétaire

La secrétaire organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou suivi des dossiers. Elle organise également la gestion logistique de la structure (organisation de réunion, commande ).
Les secrétaires de zone travaillent en équipe dans le cadre du Pôle Secrétaire.

Descriptif non exhaustif des missions :

1. ACCUEIL PHYSIQUE :
- Assurer l'accueil des familles, des assistantes maternelles, enfants, des parents employeurs (RAM)
- S'assurer du respect des règles d'arrivée et de départ des enfants (pointage) et assurer les explications auprès des familles
- Renseigner les familles ou personnes extérieures

2. L'ACCUEIL TELEPHONIQUE :
- Assurer l'accueil téléphonique, prendre les messages et transmettre aux publics (RAM, crèche, Halte-garderie, LAEP).
- Assurer la prise des rendez-vous

3. GESTION ADMINISTRATIVE :
- Rédiger des courriers à destination de familles, de différents partenaires
- Organiser des réunions, visites, évènements
- Prendre des notes, mettre en forme des documents et rédiger les comptes rendus de réunion, des commissions d'admission et d'attribution des places et du conseil technique.
- Réceptionner et traiter des messages électroniques
- Assurer la reproduction, la numérisation et la diffusion de documents et de dossiers
- Traiter les courriers, dossiers et documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
- Veiller au pointage actualiser des enfants sur le logiciel de gestion.
- Assurer la gestion administrative des dossiers des familles : inscriptions, facturations, suivi des contrats, saisie des plannings de réservation dans le logiciel des crèches et toute autre tâche nécessaire aux obligations administratives de la structure
- Tenir à jour le registre de présence des enfants
- Gérer les publications des documents sur la plateforme d'entreprise

4. COMMANDES
- Passer les commandes sur le logiciel de gestion et assurer leur suivi
- En l'absence ou indisponibilité de la direction, réceptionner les livraisons et appliquer les procédures concernées.

5. FACTURATION
- Préparer la facturation mensuelle, éliminer les anomalies éventuelles vérification des pointages
- Réaliser la facturation en collaboration avec la directrice et le siège

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