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Assistant chargé d'opérations H/F

Annonce archivée

Type de contrat CDI

Expérience exigée > 3 ans

Cayenne | 97300

Emploi

Offre

Sous la responsabilité hiérarchique du chargé d’opération, il/elle prend en charge la gestion administrative, financière, commerciale et juridique durant toutes les phases de l’opération.
Activités principales :
Administratif :
• Assurer le secrétariat classique :
o Rédiger/saisir les courriers.
o Gérer le planning.
o Organiser le classement des opérations.
o Etablir le contact avec les interlocuteurs.
o Assurer les relations téléphoniques et électroniques.
• Assurer le secrétariat opérationnel :
o Préparation des dossiers de candidatures SEMSAMAR
o Rédaction de la convention de mandat
o Préparation des commissions d’appels d’offres :
- envoi des avis des annonces légales aux publications, y compris sites de dématérialisation,
- réception des candidatures et offres,
- préparation des dossiers (registre des dépôts, rapport d’analyse, procès-verbaux),
- réservation de salle.
o Préparation des dossiers marchés (envoi des pièces contractuelles) :
- envoie des pièces contractuelles au Contrôle de la Légalité,
- rédaction des engagements (ordres de service, notifications lettres de commande),
- classement des factures et engagements,
- archivage des dossiers d’opération,
- préparation et transmission des dossiers en fin d’opération.
Financier :
• Assurer le suivi financier des opérations :
o Création comptable des opérations.
o Saisie du bilan prévisionnel et des engagements de l’opération dans le logiciel de gestion.
o Traitement des factures : contrôle, transmission pour visa au chargé d’opérations.
o Mise en paiement des factures : sortie de l’état de règlements, présentation pour validation à la direction, envoi de l’état au service comptable.Suivi des règlements : relance auprès de la comptabilité, réception et transmission des règlements.
o Suivi des engagements.
o Rédaction des appels de fonds (mémoires, notes d’honoraires).
o Préparation du volet financier des comptes-rendus d’activités.
o Préparation des rapports d’exécution.
o Suivi des tableaux de régularisation foncière.
o Recouvrement des sommes dues (mémoires, états d’acompte… adressés aux services payeurs).
o Gestion du préfinancement.
• Collaboration avec le service des clôtures d’opérations :
o Transmission au service de clôture des dossiers d’opérations (factures entreprises, engagements, appels de fonds effectués…).
Juridique :
• Veille juridique sur le code des marchés publics.
Profil :
Compétences :
Savoir :
• BAC +2
• BTS comptabilité/gestion
• Expérience exigée de 3 ans
Savoir-faire :
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, OutLook)
• Bonnes connaissances des marchés publics
• Bonnes connaissances des procédures relatives aux commissions d’appels d’offres
• Maîtrise du logiciel de gestion
• Connaissances en comptabilité
Savoir être :
• Rigueur
• Persévérance
• Sens du relationnel
• Gestion du stress
• Autonomie
• Réactivité
• Sens de l’organisation

Merci de nous adresser votre candidature par cv .


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