Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Rattachement hiérarchique de l'agent :
Placée sous l'autorité directe du Chef du pôle JEPVA

Activités principales liées au secrétariat du pôle JEPVA
En étroite coopération avec le-la chef-fe de pôle et les conseillers en charge des dossiers, l'assistant  administratif-tive apporte un appui :

En charge du secrétariat lié aux missions du pôle et tout particulièrement sur la vie associative et les politiques éducatives (information, gestion du courrier, invitation, organisation des commissions et autres instances de sélection ou partenariales, suivi de la boite institutionnelle JEPVA, courrier, chrono numérique.).
Assurer une primo information par courriel et/ou par téléphone aux usagers liées à l'activité du pôle/service et orienter vers les conseillers ou référents en charge du sujet (vie associative, accueils collectifs de mineurs, service civique, information jeunesse, mobilité.).
Renseigner les usagers sur les formalités liées aux demandes de subventions et aux bilans relevant du pôle/service.
Participer et suivre les campagnes de subventions liées aux dispositifs JEPVA: suivi administratif, éligibilité et instruction administrative sur applications dédiées (Osiris, Compteasso).
Tenue et suivi de tableaux de bord.
Rédiger les courriers administratifs et procéder aux envois.
Mise des courriers dans les parapheurs pour signature, suivi des actes (notifications, conventions et arrêtés).
·         Assurer l'engagement financier des dossiers dans CHORUS Formulaires (engagement, constatation du service fait et suivi des paiements), en lien avec les procédures du CSPI (Centre de services partagés interministériel) sur le BOP 163 (JEPVA)

Activité secondaire et ponctuelle : assurer la continuité de service du secrétariat du pôle sport en cas de nécessité
Assurer une primo information par mail et/ou par téléphone aux usagers liées à l'activité du pôle/service et orienter vers les conseillers ou référents en charge du sujet
Rédiger les courriers administratifs urgents et procéder aux envois
Mise des courriers dans les parapheurs pour signature, suivi des actes (notifications, conventions et arrêtés).
·         Assurer l'engagement financier des dossiers dans CHORUS Formulaires (engagement, constatation du service fait et suivi des paiements), en lien avec les procédures du CSPI (Centre de services partagés interministériel) sur le BOP 219 (Sports)

Autres missions :

Participer aux manifestations et actions organisées par la DCJS et plus globalement de la DGCOPOP.