Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Vous serez placé(e) sous la responsabilité de la directrice et en collaboration avec les agents, nous vous confierons les missions principales :
Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Assurer les prises de rendez-vous, tenue de l'agenda du chef d'établissement et des équipes des travaux
- Planification des réunion internes et externe dans les agendas électronique et réservation de salles de réunion
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ), les reproduire et les diffuser
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Pointage des heures des salariés
- Etablissement de devis et facture
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Prise de note et rédaction de compte-rendu
- Gestion de fourniture de service et matériel de bureau et de chantier
- Travailler en équipe
- Relance client (recouvrement et suivie