Assistant / Assistante d'exploitation logistique

Assistant / Assistante d'exploitation logistique

Nous recherchons pour un de nos Clients, d'un(e) Assistant(e) d'exploitation.
Missions:➢ Accueil et suivi administratif Accueil et tenue du standard Enregistrement du courrier arrivé puis transmission à la DOP Dispatching des originaux aux différents services Copies du courrier arrivé pour archivage Copies des dépenses chantier Rédaction de mails, fax, courriers divers➢ Suivi de l'exploitation Transmission des factures et des bons de livraison des fournitures liées à l'activité aménagement à l'AssistantTechnique Réalisation des études de prix Saisie, envoi et classement des devis Relance des devis émis et archivage des devis annulés ou refusés (papier + logiciel) Transmission des bons pour accord (BPA) à l'Assistant DOP Suivi du traitement des bris de glace (vérification interne + procédure demande d'achat) Suivi des anomalies matérielles (s'assurer du traitement des anomalies) Saisie des reportings (anomalies matériels, bris de glace, ...) Elaboration des plannings hebdomadaires et mensuels des équipes des Espaces Verts Transmission des plannings ou fiches d'intervention aux clients Suivi des prestations réalisées dans le planning Suivi du retour des bons de fin de travaux (BFT) / des fiches de contrôle / des procès-verbaux de réception Transmission des justificatifs pour facturation Classement des fiches journalières Classement des demandes d'achat et rapprochement aux factures arrivées➢ Suivi du personnel Rédaction de convocations internes et courriers divers Suivi des congés payés (positionnement des périodes dans reporting) Rédaction et suivi des demandes des contrats de travail et de leur renouvellement avec les conducteurs de Travaux Saisie des pointages dans les logiciels Quadra et Onaya Mise à jour mensuelle de l'organigramme Suivi des pièces d'identité des salariés (carte de séjour + personnel FAG) Rédaction et suivi des demandes de contrôles élémentaires (FAG et autres) Réception et transmission aux services concernés de toutes demandes de salariés Distribution des équipements de protection individuelle (EPI) - utilisation des fiches + saisie dans le reporting➢ OBSERVATIONS- Mobilité (déplacement en Agence),- Nécessité d'être titulaire du permis BEXPERIENCE REQUISE : 2 ans minimum dans le domaine de l'assistanat, du secrétariatDIPLOME REQUIS : Bac +2 assistant manager ou équivalent