Assistant / Assistante de manager

Assistant / Assistante de manager

Entreprise ARIANESPACE

QUALIFICATION : Employé - Ouvrier
NATURE DU CONTRAT : Contrat à Durée Indéterminée
MOTIF DE RECRUTEMENT : Création de poste

DEFINITION ET CARACTERISTIQUES DU POSTE

CONTEXTE :
Poste d'Assistant(e) appelé(e) à assurer le relais de l'Assistante de direction de l'établissement en cas d'absence et à monter en responsabilité sur tout ou partie de ses missions.

MISSIONS GÉNÉRALES :

* Assistanat de la direction :
- Gérer et optimiser les agendas des dirigeants, filtrer les appels téléphoniques et courriels (en français et en anglais) et apporter les réponses de premier niveau.
- Planifier et organiser les aspects logistiques des réunions, séminaires ou déplacements, coordonner les acteurs, définir les moyens alloués dans un budget prédéfini et suivre les éléments financiers.
- Prendre en charge certains dossiers spécifiques en lien avec l'activité des dirigeants (suivi de tableaux de bord, diffusion de comptes rendus), assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

* Support administratif, organisationnel et RH :
- Assister le Directeur dans l'organisation de l'information, créer et tenir à jour les listes de diffusion, préparer les supports de communication.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, supports de communication).
- Collecte et diffusion hebdomadaire des astreintes ELA.
- Envoi des convocations et comptes rendus CSE et CSSCT.
- Convocation aux réunions hebdomadaires des missionnaires.
- Gestion des demandes de badges et accès visiteurs.
- Réservation et logistique des salles de réunion et gestion des bureaux de passage.
- Construire et structurer divers documents (rapports, comptes rendus, tableaux de suivi).
- Administrer certains processus (demandes d'achats, suivi de commandes, dépenses de fonctionnement, notes de frais).
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants, gérer la documentation professionnelle et réglementaire.
- Support aux tâches administratives de gestion du personnel (cartes restaurant, informations de paiement, coordination des arrivées et départs, suivi des visites médicales).

* Support lancements & autres activités :
- Gestion des invitations pour les lancements et événements de l'Établissement.
- Suivi de la refacturation clients lancement.
- Réservation restauration et suivi des prestations.
- Gestion et distribution des tenues corporate.
- Suivi des demandes de sponsoring et gestion administrative des dossiers de bourses d'études.
- Traitement des demandes de badges clients, préparation des supports de campagne, assistance opérationnelle à l'équipe DO/OC.
- Organisation et préparation des réceptions (site Survey).

FORMATION :
Formation administrative ou assistanat (Bac à Bac+2/3).
Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou multi interlocuteurs.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :
Minimum 10 ans dans un poste similaire.

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES :
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
Capacités organisationnelles élevées, rigueur.
Gestion simultanée de dossiers sensibles et confidentiels.
Rédaction administrative de qualité.
Anglais lu, écrit et parlé.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Rémunération sur 13 mois, mutuelle groupe.
Poste basé à Kourou (Guyane Française).
Convention de site.

APTITUDES REQUISES :
Sens de la confidentialité.
Autonomie et réactivité.
Excellent relationnel, capacité à travailler en équipe.
Capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : 01/05/2026