Responsable des affaires générales

Responsable des affaires générales



Référence CSP: O971240/416001260
La mission principale est d'assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des usagers au sein de la collectivité. Il s'agit également de renseigner sur la plupart des démarches qui peuvent être effectuées en mairie. Aussi, effectuer la gestion de l'ensemble des parapheurs qui circulent en mairie ainsi que la gestion du courrier, le classement et archivage de tous les documents de la collectivité. Enfin, apporter un appui aux élus via des missions de conseils.

Gérer les services généraux
* Coordonner l'accueil principal (permanences, rotations...)
* Apporter une assistance administrative aux Responsables de pôle dans une logique d'optimisation et de facilitation des process
* Analyser, proposer et évaluer les différentes procédures et actions administratives dans ses domaines de technicité
* Mettre en ½uvre l'ensemble des moyens permettant le bon fonctionnement logistique de l'ensemble des services généraux
* Manager et piloter l'équipe de collaborateurs affectée au sein du service
* Organiser les réunions de service
* Organiser et préparer les différentes commissions
* Rédaction et correction des documents
* Organisation et suivi des plannings
* Suivi des prestations dans le cadre des manifestations publiques

Gérer les assemblées délibérantes
* Planifier les acticités en fonction des échéances
* Vérifier la conformité des rapports
* Assurer l'organisation et la préparation des séances du conseil municipal
* Rédiger les procès-verbaux et délibérations
* Assurer et organiser la transmission des actes administratifs dans le cadre du contrôle de la légalité
* Sécuriser les actes de la collectivité et conseiller élus et services

Mettre en place une démarche qualité
* Mettre en place un dispositif d'amélioration et de renouvellement continus du projet d'accueil, notamment par le biais d'enquêtes qualitatives
* Accompagner les changements de pratiques liés à la modernisation des procédures
* Assurer une veille sectorielle
* Mettre en place une charte d'accueil de la mairie

Assurer la gestion RH
* Gérer l'ensemble des parapheurs du service RH
* Gérer les arrêtés ville de GOYAVE /caisse des écoles/CCAS
* Gestion des courriers RH et CABINET

Assurer une relation avec les élus
* Assister, conseiller les élus, commissions protocoles

Assister le DGS
* Gérer le planning de ses rendez-vous
* Assurer le secrétariat du DGS