Assistant / Assistante ressources humaines

Assistant / Assistante ressources humaines

Le collaborateur assiste le directeur de l'association et le coordinateur du programme de prépa-apprentissage Pro'Pulse dans le pilotage financier et RH de leur périmètre.

1) Pour le programme Pro'Pulse
SUIVI ADMINISTRATIF DES JEUNES
Accueil physique et téléphonique
Vérification du dossier administratif du jeune de l'entrée à la sortie du dispositif
Saisir mensuellement les indicateurs de suivi du projet sur l'application « Ma démarche FSE »
GESTION ET SUIVI ADMINISTRATIF DU PROJET
Respecter et faire respecter les procédures de justification de l'activité et des dépenses engagées
Vérifier et collecter l'ensemble des pièces administratives et financières du dispositif auprès des personnes concernées
Mise à jour et amélioration continue des tableaux de suivi : dépenses et personnels
Organiser le classement, le référencement et l'archivage des dossiers FSE (volet administratif et pédagogique des dossiers de chaque jeune ; des salariés, des factures, en format papier et/ou numérisé)
Organiser et mettre en oeuvre le workflow pour transmission des pièces comptables au service en charge de la saisie
Participer à la réalisation des bilans administratifs et financiers de demandes de paiement et contribuer à la rédaction des rapports et des notes de synthèse relatives au suivi et à la gestion des FSE
Participer aux différents contrôles et audits des autorités nationales et européennes.
COMMUNICATION
Participer à l'élaboration et la mise en oeuvre de la communication du programme
Participer à l'élaboration des supports de communication (dépliants, power point, affiches, rédaction d'articles à destination de la presse )
Entretenir et maintenir des relations avec les partenaires externes (préfecture, conseil départemental, associations etc...)

2) Pour l'association
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
Assurer la gestion du personnel : rédaction des contrats de travail, gestion des entrées et sorties
Gérer les éléments de paie : transmission, saisie, contrôles de cohérence
Participer au suivi du temps de travail et les absences : suivi des congés, informations sur les droits acquis, suivi des bilans d'annualisation, gestion des absences
Consolider et suivre les besoins en recrutements
Tenir les différents registres et déclarations, tableaux de bord RH
Assurer le suivi de la formation : mise en oeuvre de formations, organisation et gestion de la logistique des formations locales, inscriptions des salariés
Rédaction de notes, courriers, compte-rendu de réunion et de l'agenda RH.
FINANCE ET COMPTABILITE
Responsable cycle fournisseurs et relations fournisseurs-comptabilité de l'association
Pilotage fonctionnel des assistantes administratives des autres programmes
Pilotage administratif et financier des programmes
Pilotage administratif et financier des dépenses administratives de l'association
Participation à la préparation des échéances stratégiques et budgétaires