Assistant / Assistante de gestion administrative
Annonce modifiée le 21/01/2022
Rémunération : 3 000 €
- Type de contrat : CDD
- Durée (en mois) : 3
- Expérience : > 3 ans
Baie-Mahault (97122)
Emploi
Offre
Assistant / Assistante de gestion administrative
Salaire : Mensuel de 3000,00 Euros sur 12 mois
MISSION AFFERENTE AU POSTE :
Participe sous l'impulsion du chef de service à l'optimisation des achats.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Suivi des seuils des codes nomenclature achats
Suivi de la structure l'achat public au sein de l'établissement :
- Veille économique sur les achats significatifs du Port ou de faible importance ou sans consultation
- Rédaction d'outils de mesure et de suivi de la politique des achats définie par le Directoire du GPMG
- Suivi de tableaux de bord de suivi pour le « reporting » / fichier panel fournisseurs (par type/montant/nature de marché)
Suivi de la performance de la politique des achats
- Suivi des estimations des marchés faites par les acheteurs
- Participe, avec les acheteurs, aux opérations de négociation et suivi des gains en résultant
- Suivi du nombre de marchés déclarés « infructueux », « sans suite », contentieux, etc.
Administre le logiciel SIS Marchés (logiciel de saisie des achats) en tandem avec le Responsable de service
- Administration technique :
- Paramétrage et personnalisation des documents type issus de SIS Marchés et des codes nomenclatures
- Gestion du fichier électronique des fournisseurs (création, suppression)
- Administration fonctionnelle :
Préparation des étapes de la passation d'un marché en lien avec le Responsable du service
- Assurer l'accueil des prescripteurs et recevoir les demandes des prescripteurs
- Saisir les pièces du DCE
- Préparer et envoyer les AAPC dans les journaux.
Commission d'ouverture des plis (COP)
- Rédiger et envoyer les courriers aux entreprises
- Préparer et envoyer les avis d'attribution à la publication, les classer
- Notifier dans les délais impartis aux entreprises retenues
Gestion administrative et financière des marchés notifiés :
Procéder à l'engagement des marchés
Servir d'appui au règlement des états d'acomptes et factures posant problèmes
Gestion des outils de pilotage
Tenir les tableaux de bord du service
Participer à l'élaboration des rapports de service
En collaboration avec le contrôle de gestion
- Elaboration des méthodes, outils d'analyse et indicateurs pertinents
Appui, en binôme avec les assistants des achats et, pendant les périodes de congés, avec l'assistance du pôle.
COMPETENCES REQUISES:
Savoir Niveau Bac + 2 et/ou expérience significative en gestion administrative et financière
Connaissances du code des marchés publics, comptabilité publique, processus achat et sa démarche qualité
Savoir-faire Utiliser les logiciels de gestion des marchés (SIS Marchés) et des engagements de dépenses (ABW)
Maîtriser parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel , )
Analyser, coopérer, contrôler, rendre compte, fiabiliser, respecter les procédures et les délais
Savoir-être Grande capacité d'organisation et de rigueur, méthode, réactivité importante eu égard aux besoins des acheteurs,
Polyvalence au sein du service, disponibilité, sens de la communication et du travail en équipe.