Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 2130,00 Euros à 2500,00 Euros sur 12 mois

Véritable interface entre les Directions, les Partenaires et les Intervenants extérieurs.
L'assistant(e) de direction assiste la direction de l'ITEP, afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l'établissement.
Elle/Il prend en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, portes ouvertes, transferts etc.).

Elle/Il aura pour missions principales:
- Coordination et organisation des informations, internes et externes liées au fonctionnement de l'ITEP ;
- Prise en charge du suivi complet des dossiers des salariés ;
- Gestion administrative du courrier : réception et dispatching du courrier sur l'ITEP et l'envoie de tous les documents de l'établissement à destination du Service RH, financier et direction générale;
- Gestion du suivi des dossiers des salariés ;
- Rédaction des rapports, comptes rendus, notes, courriers divers ;
- Préparation et mise en forme des dossiers ;
- Préparation des convocations et participation à certaines réunions ;
- Rédaction des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note);
- Transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes);
- Suivi des présences des usagers et facturation (restauration, transports);
- Etablissement de bons de commande et suivi des livraisons et des facturations.

Mission annexes :
- Implication dans la démarche qualité, les processus d'évaluation interne et externe;
- Accueillir une clientèle;
- Organiser le planning de la direction;
- Organiser des déplacements professionnels de la direction;
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour);
- Saisir des documents numériques.