Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Référence CSP: MINT_BA971ATC-81124
Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
1 - Accueil physique et téléphonique (réception, traitement et orientation des appels)
2 - Suivi du budget mensuel du secrétaire-général (enregistrement des factures et transmission des
factures)
3 - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
4 - Tenue de l'agenda, prise de rendez-vous et gestion des déplacements
5 - Planification des réunions internes et externes et réservation des salles de réunion,
6 - Prise de notes, traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions,
7 - Préparation des dossiers pour les rendez-vous et réunions et déplacements du sous-préfet et
secrétaire général en relation avec les chefs de service
8 - Suivi des interventions en lien avec le service des étrangers
9 - Gestion des deux véhicules de service (mis à disposition des clefs et tenue d'un registre )
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Il s'agit d'un service mutualisé pour assurer l'assistance du sous-préfet et du secrétaire général de la sous-préfecture de Pointe à Pitre. Il est composé d'une équipe de deux personnes.
Composition et effectifs du service
4
Liaisons hiérarchiques
Le Sous-préfet
Le secrétaire général
Liaisons fonctionnelles
Principalement les services de la sous-préfecture, de la préfecture et des collectivités territoriales mais également tous les interlocuteurs de la sous-préfecture.