Assistant / Assistante d'exploitation nettoyage de locaux

Assistant / Assistante d'exploitation nettoyage de locaux

Salaire : Mensuel de 2262.92 Euros sur 12.0 mois

L'Assistant(e) d'exploitation assiste le chef d'équipe et le responsable d'agence dans l'organisation des plannings, des commandes de matériel et dans la gestion des stocks, la préparation des chantiers et les besoins en personnel (en lien avec le service RH) et veille au bon déroulement de ces derniers. L'assistant (e)
d'exploitation peut être amener à se déplacer chez les clients ou les fournisseurs en fonction des besoins.

1) Administratif

- Accueil physique et téléphonique des clients et salariés
- Prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Gérer les mails et les courriers
- Saisir et mettre en forme des documents (lettres, mails), les transmettre et/ou les classer
- Indexer et archiver des dossiers
- Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableurs Excel, etc.)
- Rédiger les comptes rendus de réunion (direction, exploitation)
- Renseigner des supports de suivi d'activité
- Editer des rapports comparatifs
- Suivre la flotte véhicule (prévisions entretien, prise de rendez-vous...)

2) Ressources humaines et Paie

- Transmettre au service RH / Paie tout document et toute information liée à la gestion du personnel
- Gérer et suivre les commandes d'intérimaires
- Transmettre au service RH les pointages mensuels des salariés (à valider avec la responsable d'agence)
- Lien RH avec les équipes (distribution des bulletins de paie, remise des avenants, des contrats de
travail, des STC, des notes de service, etc..)

3) Gestion des stocks

- Suivre et contrôler l'état des stocks du magasin
- Définir les besoins en approvisionnement avec la chef d'équipe
- Effectuer des demandes de tarifs auprès des fournisseurs
- Suivre les commandes et vérifier la conformité des livraisons
- Réaliser un inventaire régulier
- Gérer le parc d'équipement

4 ) Exploitation

- Formaliser les devis fournisseurs et réceptionner les commandes de matériel, fournitures, consommables
- Etablir des propositions clients
- Suivre les chantiers en cours (financier, humain.)
- Aider à la planification des chantiers
- Assurer les relations avec les clients et les fournisseurs pour suivre les chantiers

5 )Comptabilité

- Établir des factures clients
- Relancer régulièrement les clients
- Réceptionner et saisir les factures fournisseurs
- Saisir les règlements fournisseurs/clients sur le logiciel
- Relais avec le comptable